Tapahtumakalenteri ja tilavarauskalenteri yhdistykselle - Askaremo
Tapahtumakalenteri ja tilavarauskalenteri yhdistykselle

Tapahtumakalenteri ja tilavarauskalenteri yhdistykselle

0 Share

Tapahtumakalenteri ja tilavarauskalenteri yhdistykselle

Olisiko aika jättää paperinen varauskirja pois käytöstä? Kirjataanko teillä vielä tilavaraukset paperiseen varauskirjaan? Tekeekö varauksia useampi ihminen? Onko varauskirja aina ...

Olisiko aika jättää paperinen varauskirja pois käytöstä?

Kirjataanko teillä vielä tilavaraukset paperiseen varauskirjaan? Tekeekö varauksia useampi ihminen? Onko varauskirja aina hukassa?

Esittelen tässä blogikirjoituksessa yhden esimerkin siitä, miten tilavarauksia voi tehdä sujuvammin. Samalla saa tehtyä yhdistyksen tapahtumakalenterin, joka myös päivittyy reaaliajassa. Olen pyrkinyt tekemään ohjeesta mahdollisimman selkeän ja yksityiskohtaisen, jotta ohjeesta olisi oikeasti hyötyä yhdistyksen arjen sujuvoittamisessa. 🙂

Sähköisen kalenterin käyttöönotto

Esittelen sähköisen kalenterin käyttöönoton Google kalenterin avulla. Jos yhdistyksellänne ei ole vielä Google-tunnuksia (esim. Gmail-tiliä), luokaa ensin tunnukset (ks. ohjeet blogikirjoituksestani “Sähköinen kalenteri käyttöön“). Sen jälkeen pääsette käyttämään kalenteria.

Käytän tässä kirjoituksessa esimerkkinä Mannerheimin Lastensuojeluliiton Lapin piiriä, joka otti vastikään käyttöön yhteisen Google kalenterin. Kiitos MLL:n Lapin piirille, että sain suunnitella ja testata kanssanne sähköisen tilavaraus- ja tapahtumakalenterin käyttöönottoa! 🙂

MLL:n Lapin piirillä on piiritoimiston yhteydessä tila, Perhetoimintakeskus. Tätä tilaa käytetään piirin omiin kokouksiin sekä kerhoihin, vertaisryhmiin ja tapahtumiin. Lisäksi sama tila on mahdollista varata esimerkiksi lasten syntymäpäiväjuhlia varten. Tilalla on toisin sanoen monenlaista käyttötarkoitusta ja moniin eri kellonaikoihin. Lisäksi viimeisen vuoden aikana tilavarauksia on tullut aiempaa enemmän, joten tämänkin takia aikaisemmin käytössä ollut paperinen varauskalenteri alkoi olla liian työläs. Koska varattavia tiloja on vain yksi, ilmainen Google kalenteri riitti hyvin.

Lähtötilanne: MLL:n Lapin piirin tapahtumakalenteri ja tilavarauskalenteri ennen sähköisen kalenterin käyttöönottoa

MLL:n Lapin piiri käyttää sähköistä kalenteria sekä tapahtumakalenterina että tilavarausten tekemiseen. Käyttöönotto tehdään asteittain. Ensin kalenteria käytetään suunnittelutyökaluna, jolloin kaikilla työntekijöillä on mahdollisuus tutustua kalenterin käyttöön ja varausten tekemiseen kunnolla. Seuraavaksi (eli kevään 2017 aikana) kalenteria käytetään myös Perhetoimintakeskuksen tapahtumien markkinoinnissa. Kalenteri upotetaan MLL:n nettisivuille, jolloin kalenteriin tehdyt muutokset päivittyvät reaaliaikaisesti myös nettisivuille. Samoin kalenterin viikkonäkymästä otetaan kuvakaappaus, joka jaetaan piirin Facebook-sivulla säännöllisesti. Tarvittaessa kalenterista on mahdollista tulostaa myös paperiversio esimerkiksi kuukausinäkymästä.

Tietojen tallentaminen kalenteriin

Sähköiseen kalenteriin voi merkitä kaikki avoimet tilaisuudet sekä muut tilavaraukset. Kalenteriin on helppo syöttää toistuvat tapahtumat (esim. kerho aina maanantaisin samaan aikaan). Kalenterinäkymässä (ks. kuva 2) yksittäisen tapahtuman kohdalla näkyvät tiedot, jotka on tietojen tallennusvaiheessa (kuva 1) tallennettu kohtiin tapahtuman nimi (kuvassa 1: Nimeämätön tapahtuma) ja tapahtuman sijainti (Missä). Lisätiedot voi kirjoittaa kuvaus -kenttään.

mll_lappi_kalenteri2

Kuva 1: tapahtuman tietojen tallentaminen

Tärkeää on, että kaikki tilaisuudet (varaukset) merkitään kalenteriin, jotta jokainen työntekijä voi luottaa kalenterin ajantasaisuuteen. Värejä voi käyttää erottamaan erityyppisiä tilaisuuksia toisistaan. MLL:n Lapin piirillä värikoodit ovat vihreä = avoimet vertaisryhmät, punainen = maksulliset kerhot, violetti = yksityinen varaus, sininen = piirin varaus, harmaa = yöpyjä.

Muista kuitenkin, että värit eivät näy samalla lailla julkisessa kalenterissa. Väreistä on hyötyä, jos työntekijät käyttävät kalenteria samoilla tunnuksilla ja jos värien käyttö on systemaattista.

Kuva 2: viikkonäkymä kalenterista

Perhetoimintakeskus jakaa kalenterin viikkonäkymän myös kuvakaappauksena Facebook-sivullaan.

Sähköinen tapahtumakalenteri

Kun sähköinen kalenteri on käytössä, on kalenterista mahdollista tehdä julkinen. Valitse kalenterin asetuksista Kalenterit -välilehti. Saat näkyville listan kaikista sinulla käytössä olevista kalentereista (ks. kuva 3).

mll_lappi_kalenteri3

Kuva 3

Klikkaa kalenterin nimen edessä näkyvää pientä kalenterikuvaketta. Täältä löytyy HTML-nappula, josta saa suoran www-osoitteen kalenteriin. Tätä osoitetta voi jakaa esimerkiksi nettisivuilla ja some-kanavissa. Linkistä pääsee katsomaan kalenteriin tallennettuja tietoja myös he, joilla ei ole Google kalenteria käytössä (katso Googlen tarkemmat ohjeet julkisen kalenterin luomisesta ja hallinnoinnista). Tältä näyttää MLL:n Lapin piirin linkistä löytyvä kalenterinäkymä samasta ajankohdasta kuin edellisessä kalenterinäkymässä:

Kuva 4

Huomaa, että tässä näkymässä saa tapahtumaa klikkaamalla näkyville myös tapahtuman kuvauksen (ks. “puhekupla”).

Tapahtumakalenterin voi myös upottaa yhdistyksen omille nettisivuille (ks. kuva 5). Tähän tarvittava koodi löytyy samasta paikasta kuin HTML-nappula kalenterin osoitetta varten (ks. yllä).

Kuva 5

Muutosten tekeminen kalenteriin helposti

Jos tilavarauksia tekee useampi henkilö, varattavia tiloja on useita ja varauksia tekevät henkilöt ovat työpäivän aikana muuallakin kuin toimistolla, paperinen varauskirja voi olla hyvin työläs. Jos varattavia tiloja on vain yksi, toimii Google kalenteri vielä hyvin. Toki kalenteriin on mahdollista tehdä rinnakkaisia varauksia ja esimerkiksi luoda jokaiselle varattavalle tilalle oma kalenteri. Mutta jos tiloja ja varausten tekijöitä on useita, on syytä harkita erillisen selainpohjaisen varausjärjestelmän käyttöönottoa. Sellaisesta joutuu todennäköisesti maksamaan jonkinlaisen kuukausimaksun, mutta se kannattaa suhteuttaa siihen, paljonko työntekijöiden aikaa (ja hermoja…) kuluu kankean varausjärjestelmän käyttöön.

Jos olette päätyneet käyttämään Google kalenteria varauskalenterina ja työntekijöiden tarvitsee päästä kalenteriin helposti käsiksi myös “tien päällä”, kannattaa puhelimeen ladata Google kalenteri -sovellus. Sen avulla kalenterin varaustilannetta pääsee helposti katsomaan puhelimesta.

PS. Yritin avata tähän kirjoitukseen mahdollisimman tarkasti sen, mitä sähköisen tapahtumakalenterin / tilavarauskalenterin käyttöönotto vaatii. Jos jokin kohta kirjoituksesta jäi sinulle epäselväksi, kerron mielelläni lisää esimerkiksi sähköpostitse (anne-mari.pirinen@askaremo.fi). Kysyminen ei velvoita sinua mihinkään. Samalla autat tekemään tästä ohjeesta entistä selkeämmän!


Kirjoittaja toimii yrittäjänä ja vuokra-assistenttina Askaremon assistenttipalvelussa. Hänellä on vuosien kokemus järjestötoiminnasta vapaaehtoisena sekä luottamustehtävään sisältyneestä esimiehenä toimimisesta järjestössä. Askaremo tarjoaa assistenttipalveluja yksinyrittäjille, pienyrityksille ja järjestöille.