Sähköinen kalenteri käyttöön - Askaremo assistenttipalvelut
Sähköinen kalenteri käyttöön

Sähköinen kalenteri käyttöön

0 Share

Sähköinen kalenteri käyttöön

Tämä blogikirjoitus on julkaistu ensimmäisen kerran 31.10.2016 ja päivitetty 15.7.2020. Sähköinen kalenteri helpottamaan arkea Oletko harkinnut sähköisen kalenterin käyttöönottoa, ...

Tämä blogikirjoitus on julkaistu ensimmäisen kerran 31.10.2016 ja päivitetty 15.7.2020.


Sähköinen kalenteri helpottamaan arkea

Oletko harkinnut sähköisen kalenterin käyttöönottoa, mutta se on vielä toistaiseksi jäänyt tekemättä? Tässä on sinulle tiivistetysti ohjeet, jotta pääset alkuun. Sähköisen kalenterin käyttöönotto ei ole teknisesti vaikea asia. Suurin haaste mielestäni on asennoituminen siihen, että jatkossa käyttää sähköistä kalenteria paperisen kalenterin sijasta. Moni toki käyttää sekä paperista että sähköistä kalenteria, kun taas toisille kahden kalenterin käyttö rinnakkain on liian työlästä. Paperikalenteri sopii monen henkilön työskentelytapoihin ja käsin kirjoittaminen on usein suorastaan nautinnollista.  Ovatpahan monet tehneet paperikalenterista itselleen jopa harrastuksen! Sähköisessä kalenterissa on kuitenkin monia etuja paperiseen kalenteriin verrattuna ja monille sähköisen kalenterin käyttöönotto on käytännössä pakollista.

Sähköisen kalenterin käyttöönotto

Käytän tässä esimerkkinä Google kalenteria. Muitakin vaihtoehtoja on tarjolla, esimerkiksi Microsoftin Outlook. Google kalenteri on ilmainen ja sitä on helppo käyttää eri päätelaitteilla (pöytäkone, tabletti, matkapuhelin). Se myös integroituu Outlookin tavoin useisiin muihin ohjelmiin ja esimerkiksi ajanvarausohjelmissa on usein mahdollisuus yhdistää ohjelma omaan Google-kalenteriin tai Outlook-kalenteriin.

Google kalenteria varten tarvitset Google-tilin. Kun sinulla on tili, kirjaudu Google kalenteriin osoitteessa https://calendar.google.com/. Ja sitten voit aloittaa kalenterin käytön! Käyttö kannattaa aloittaa pöytäkoneella, sillä kaikkia toimintoja ei löydy mobiilisovelluksesta.

Kalenterin asetuksista voit muuttaa kalenterinäkymääsi ja valita esimerkiksi kalenterin kielen ja viikon alkamispäivän. Kun haluat lisätä tapahtuman kalenteriin, klikkaa haluamaasi ajankohtaa, jolloin pääset luomaan tapahtuman. Anna tapahtumalle nimi (“Otsikko”), määritä ajankohta, lisää tapahtuman osoite ja kutsu muita mukaan.

“Muokkaa tapahtumaa” -painikkeen (kynäkuvake) takaa löytyy lisää toimintoja, esimerkiksi:

  • kellonajan muuttaminen
  • toistuvan tapahtuman tallentaminen (esim. viikottain toistuvat harrastukset)
  • tapahtuman osoitteen määrittäminen (suunnista perille Google Mapsin avulla)
  • Google Meet -etäkokouslinkin lisääminen
  • liitetiedoston lisääminen (esim. kutsu tai ohjelma)
  • tapahtuman värin määrittäminen (esim. lasten harrastusten erottaminen työhön liittyvistä menoista)

Värien käyttäminen voi selkeyttää, millaisesta tai kenen menoista on kyse. Itse käytän värikoodeina esimerkiksi vihreää (tapaamiset ja tilaisuudet eli ne, joihin menen paikan päälle tai joihin pitää osallistua tiettynä ajankohtana, ts. webinaarit), oranssia (työtehtävä, jonka suunnittelen tekeväni tiettynä ajankohtana) ja pinkkiä (perheen menot).

To do -lista sähköiseen kalenteriin

Jos tykkäät to do -listojen tekemisestä ja loppuun suoritettujen tehtävien ruksimisesta, myös tähän voi käyttää Google kalenteria. Valitse omista kalentereista “Työlista” (Tasks) käyttöön. Klikkaa viikkonäkymässä haluamaasi päivää yläreunasta, jolloin avautuu erillinen pikkuikkuna (kk-näkymässä riittää, että klikkaat päivää). Vaihtoehtoina on “Tapahtuma” ja “Tehtävä”. Valitse “Tehtävä”, kirjoita haluamasi tehtävän otsikko, mahdolliset muistiinpanot ja luo tehtävä. Tarvittaessa voit siirtää tehtävän helposti eri päivälle raahaamalla hiirellä. Ja lopuksi pääset ruksaamaan valmiin tehtävän! 🙂

Kalenterin jakaminen

Google kalenteria on mahdollista käyttää yhteiskäytössä esimerkiksi työkavereiden, yhteistyökumppaneiden, asiakkaiden tai oman perheen kanssa. Vaihtoehtona on joko antaa omaan kalenteriin oikeuksia muille (esim. katseluoikeudet) tai käyttää yhteistä kalenteria, johon kaikilla on muokkausoikeudet. Saat eri kalenterit näkyville samaan näkymään.  Kalenterin jaossa kannattaa kuitenkin olla tarkkana, ettei jako mene “väärään osoitteeseen” (ks. Ylen toimittajan kirjoittama artikkeli aiheesta).

Jos sinulla on käytössä maksullinen Google-tili (G Suite), siihen kuuluvassa kalenterissa on enemmän ominaisuuksia kuin ilmaisen Google-tilin mukana tulevassa kalenterissa. Voit lisätä siihen myös Ei paikalla -merkinnän, mikä estää esimerkiksi työkavereitasi varaamasta yhteistä palaveria siihen ajankohtaan. Lisäksi voit merkitä erikseen tapaamisajankohdat, joihin sinun kanssasi voi varata tapaamisia. 

Tältä näyttävät Ei paikalla-, Tehtävä– ja Muistutus-toiminnot kalenterissa (ks. kuva alla). Sekä tehtävän että muistutuksen voi klikkaamalla merkitä tehdyksi, jolloin ne näkyvät kalenterissa yliviivattuina. Muistutukset liikkuvat automaattisesti eteenpäin kuluvan päivän kohdalle siihen asti, kunnes se on merkitty valmiiksi. Tehtävät jäävät sen päivän kohdalle, mihin ne on alunperin tallennettu ellei niitä erikseen siirrä uuteen ajankohtaan. 

Jos käytät mielelläsi Gmailia sähköpostina ja lisäksi käytät muitakin Googlen palveluja (Google Analytics, Google Ads ym.), suosittelen harkitsemaan G Suite-palveluun siirtymistä ilmaisen Google-tilin sijaan.

Kalenteria ja sen jakamisominaisuutta voi käyttää myös projektinhallintaan. Jos sinulla on esimerkiksi useampi asiakasprojekti käynnissä, voit luoda jokaiselle projektille oman kalenterin ja halutessasi jakaa kalenterin myös asiakkaan kanssa. Sähköistä kalenteria tarvitaan usein myös ajanvarausohjelman kanssa (esim. youcanbook.me ja Doodle).

Kalenterin käyttö puhelimella

Helpointa Google kalenterin käyttö mobiililaitteilla on, kun lataat siihen tarkoitetun sovelluksen. Google suosittelee käyttämään virallista Google Kalenteri ‑sovellusta, mutta muitakin sovelluksia löytyy. Asenna sovellus puhelimeen tai tablettiin, kirjaudu Google-tunnuksilla sisään ja kalenterisi tiedot löytyvät myös mobiililaitteelta. Halutessasi saat puhelimesi muistuttamaan sinua tapaamisista. Sähköisen kalenterin löytyminen puhelimesta on kätevää muun muassa sen takia, että sieltä löydät näppärästi tapaamisten osoitteet, jotka saat avattua navigaattorissa.

Pikanäppäimet

Jos selaat usein Google kalenteriasi, nämä pikanäppäimet voivat olla käteviä. Ne toimivat kuitenkin vain pöytäkoneella. Jos pikanäppäimet eivät toimi, tarkista kalenterin asetuksista, että sinulla on valittuna pikanäppäinten käyttö. Näille löytyy myös omat painikkeensa kalenterinäkymästä, mutta ahkerassa käytössä pikanäppäimet ovat käteviä. Muitakin pikanäppäimiä löytyy, mutta nämä ovat itselläni ahkerimmassa käytössä.

  • n (next): kalenterissa siirtyminen, esim. viikkonäkymästä seuraavan viikon kohdalle
  • t (today): palaaminen kuluvan päivän kohdalle kalenterissa
  • kalenterinäkymän muuttaminen: d (day eli päivänäkymä), w (week eli viikkonäkymä), m (month eli kk-näkymä)

Kirjoittaja toimii yrittäjänä ja vuokra-assistenttina Askaremon assistenttipalvelussa. Hän on yrittäjä, josta ei koskaan pitänyt tulla yrittäjää. Paperien pyörittely ei ole hänelle kauhistus, vaan ajoittain jopa ihastus. Hän on yhteiskuntatieteilijä, jonka sisällä asuu pieni koodari. Mottona toimii: älä koskaan sano ”ei koskaan”.

Tästä linkistä pääset kurkkaamaan, miten Askaremo hyödyntää sähköistä kalenteria ajanvarauksissa.