Mitä hommia yrittäjä lykkää ja välttelee? - Askaremo
Mitä hommia yrittäjä lykkää ja välttelee?

Mitä hommia yrittäjä lykkää ja välttelee?

0 Share

Mitä hommia yrittäjä lykkää ja välttelee?

Olenko ainoa..? Tein joulukuussa 2016 kyselyn yrittäjille selvittääkseni, mitä ovat ne kaikista tuskastuttavimmat rästihommat, mitä yrittäjä lykkää ja välttelee. Yrittäjänä on muk ...

Olenko ainoa..?

Tein joulukuussa 2016 kyselyn yrittäjille selvittääkseni, mitä ovat ne kaikista tuskastuttavimmat rästihommat, mitä yrittäjä lykkää ja välttelee. Yrittäjänä on mukava välillä vertailla omia kokemuksia muiden samassa tilanteessa olevien kanssa. Ja koska tarjoan yrittäjille nimen omaan helpotusta niiden tehtävien kanssa, mitkä tökkivät pahiten ja häiritsevät keskittymistä tärkeimpiin asioihin, halusin tietysti tietää, millaisia töitä yrittäjä mielellään antaisi muiden tehtäväksi.

Tässä blogikirjoituksessa on kooste kyselyyn tulleista vastauksista. Ja nyt tulee juonipaljastus: listalta ei löydy yhtään yllätystä! 🙂 Mikään näistä tuskin yllättää ainakaan ketään yrittäjänä toimivaa. Jos siis löysit itsesi tästä kirjoituksesta, et todellakaan ole ainoa!

Tiedon etsiminen, hintojen ja ominaisuuksien vertailu

Moni yrittäjän pöydällä odottava tehtävä liittyy siihen, että yrittäjän pitäisi etsiä tietoa hankintaa tai jostain asiasta päättämistä varten. Mistä löytäisin tekijän nettisivuilleni? Mitä ohjelmaa minun kannattaisi käyttää sähköpostimarkkinointiin? Mistä löydän lisäkäsiparin auttamaan ruuhkahuippujen kanssa? Moni yrittäjä luottaa suositteluihin. Jos tuttu ja luotettava yrittäjä on jo löytänyt ratkaisun ongelmaan, miksipä ei hyödyntäisi tätä. Siinä säästyy paljon aikaa ja vaivaa. Kaiken lisäksi tieto on jo käynyt yhden seulan, tuttavasi suorittaman valintaprosessin, läpi.

Aina ratkaisua ei löydy lähipiiristä ja tietoa pitää hakea itse. Mitä isommasta tiedonhaku-urakasta on kyse, sitä tarpeellisempaa on koota ja järjestää tietoa systemaattisesti. Käytän itse paljon Trelloa tietojen keräämiseen ja järjestämiseen. Kokoan Trelloon esimerkiksi tausta-aineistoa blogikirjoituksia varten. Tallennan Trelloon linkit hyödylliseen materiaaliin ja muut muistiinpanot. Siinä vaiheessa, kun alan työstämään blogikirjoitusta, minulla on tarvittava aineisto valmiina Trellossa. No okei… En minä aina näin tehokas ja järjestelmällinen ole! 😉 Mutta toisinaan kirjoitustyön pääsee aloittamaan avaamalla Trellosta oikean kansion.

Arkistointi, papereiden ja tiedostojen järjestäminen, laskutus

Onko sinulla kaikki tärkeät paperit ja tietokoneella tiedostot tallessa ja järjestetty niin, että löydät tarvitsemasi helposti? Tuskin mikään tapa järjestää näitä on aivan aukoton. Jokainen joutuu välillä hakemalla hakemaan tarvitsemaansa paperia tai tiedostoa. Itselle sopivan arkistointitavan löytäminen ja sen systemaattinen käyttö helpottaa kuitenkin elämää kummasti. Kun mietit esimerkiksi tietokoneella olevien tiedostojen järjestämistä, yritä löytää ratkaisu ainakin näihin kysymyksiin:

  • miten löydät yksittäisen tiedoston, kun sitä tarvitset: tiedostojen nimeäminen ja järjestäminen kansioihin, hakutoimintojen käyttö
  • varmuuskopiointi: muistitikku ja läppäri voivat yhtäkkiä lakata toimimasta tai mennä hukkaan -> huolehdi varmuuskopioinnista tai käytä esim. pilvipalvelua, jossa asia on hoidettu sinun puolestasi
  • tietoturva: pistä virustorjunta ja palomuuri töihin, käytä riittävän monimutkaisia salasanoja ja uusi ne välillä
  • mihin tallennan tiedostot: oma tietokone (muista varmuuskopiointi!) vai pilvipalvelu (esim. Dropbox, OneDrive, Google Drive, Evernote) – tähän vaikuttaa myös se, pitääkö sinun päästä käsiksi samoihin tiedostoihin eri koneilta (pöytäkone, läppäri, tabletti) tai haluatko jakaa tiedostoja muiden kanssa

Arkistointiin ja paperien järjestämiseen kuuluvat myös kuittien lajittelu ja toimittaminen kirjanpitäjälle. Kamalaa hommaa – ainakin monen vastaajan mielestä. Kyselyn ajankohdasta todennäköisesti johtui, että kirjanpitoon ja tilinpäätökseen liittyvät asiat nousivat tuloksissa selkeästi esiin. “Homma jää ja lopulta on kauhea savotta edessä.” Näin yksi vastaaja kuvasi sitä, kuinka pieni asia jää tekemättä ja kun näitä pieniä tehtäviä on kertynyt riittävän paljon, homma tuntuu aivan ylivoimaiselta.

Entäpä sitten laskutus? Joku pärjää oikein hyvin Wordilla tai Excelillä tehdyllä laskupohjalla, kun taas toiselle sellainen aiheuttaa turhan paljon harmaita hiuksia. Löytyy myös monenlaisia selainpohjaisia palveluja, jotka tekevät yrittäjän puolesta paljon (esim. laskujen numerointi ja alv:in laskeminen). Näissä on usein myös mahdollisuus verkkolaskutukseen. Itse olen käyttänyt Holvin ja Isoltan laskutusta. Moni ainakin yritysasiakkaista haluaa verkkolaskun ja minusta tämä vaihtoehto pitää olla tarjolla. Laskutuslisiä en kannata. Tämä kulu pitää minun mielestäni sisältyä hintoihin. Laskukin on markkinoinnin väline. Millaista markkinointia sinun lähettämäsi laskut tekevät yrityksesi puolesta?

Asiakasrekisterin tai asiakastietojärjestelmän pitäminen ajan tasalla

“Kyllähän minä sen muistan!” Ajatteletko näin nykyistä tai mahdollisesti tulevaa asiakastasi koskevasta tiedosta? Muistatko ihan varmasti? Moni yrittäjä tietää, että ei pysty muistamaan kaikkea ja haaveilee toimivasta ja ajan tasalla olevasta asiakasrekisteristä tai asiakastietojärjestelmästä. Toisilla tiedot löytyvät Excel-taulukosta, toiset käyttävät ilmaisversioita selainpohjaisista palveluista (esim. HubSpot ja Insightly). Rahalla saa asiakastietojärjestelmiä, joihin saa liitettyä monenlaisia ominaisuuksia markkinoinnin automaatiosta lähtien. Tärkeintä jokaisen yrityksen kohdalla kuitenkin on, että tiedot ovat tallessa ja hyödynnettävissä tarpeen mukaan. Se, kuinka paljon tähän käyttää rahaa, riippuu siitä, kuinka isoja tietomääriä käsittelee, jaetaanko tietoja ja esimerkiksi asiakaskontaktointiin liittyviä tehtäviä useamman ihmisen kesken ja pystyykö hyödyntämään markkinoinnin automaatiota tehokkaasti. Muistathan huomioida GDPR:n eli EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset, kun käsittelet henkilötietoja.

Markkinointi

Lempilapsi vai ärsyttävin homma kaikista? Riippuu ehkä päivästä. Oli markkinoinnista ja sen ihanuudesta tai tuskastuttavuudesta mitä mieltä tahansa, markkinointia kuitenkin tarvitaan. Harva meistä yrittäjistä saa mitään kaupaksi ilman markkinointia. Vaikka tuote tai palvelu olisi kuinka hyvä, täytyy ihmisten ensin löytää se ja sen lisäksi vakuuttua siitä, että he tarvitsevat juuri tätä tuotetta tai palvelua.

Miksi markkinointi sitten tuskastuttaa? Markkinoinnissahan sinä teet usein asioita, joiden vaikutukset näkyvät – jos hyvin käy – ehkä vasta pidemmän ajan kuluttua. Voisiko tämä liittyä laajempaan kokonaisuuteen eli oman yrityksen kehittämiseen? Kiireinen arki vie helposti mukanaan eikä yrittäjällä välttämättä tule pysähdyttyä miettimään, mihin suuntaan yritys on menossa ja mikä suunnan pitäisi olla. Yksi vastaajista kuvasi tätä “pitkälle katsomisena” ja “think-outside-the-box -markkinointina”. Tälle pitäisi aina välillä ottaa aikaa ja keskittyä vain tähän, mutta monesti hyvä ajatus jää arjen jalkoihin.

Jälkikirjoitus: Mitä muuta yrittäjän inhokkilistalta löytyy?

Tästä blogikirjoituksesta on tullut paljon palautetta yrittäjiltä. Kaikki palautetta antaneet ovat tunnistaneet omasta arjestaan nämä inhokkityöt, joita yrittäjä mielellään välttelee. Kommenteissa on kerrottu myös joistakin sellaisista inhokeista, joita alkuperäisessä blogikirjoituksessa ei ollut mukana. Yksi jokaista yrittäjää koskeva tehtävä, joka ainakin osan yrittäjistä mielestä ansaitsee paikan tällä listalla, on hinnoittelu. Että se on vaikeaa pistää hinta itselleen! Myy yrittäjä sitten tuotteita tai palveluja, joutuu hän kuitenkin hinnoittelemaan oman aikansa. Kuinka arvokasta minun aikani on ja mitä asiakkaat ovat valmiita siitä maksamaan? Ei mikään helppo kysymys. Toinen työläs homma, jota helposti lykkää, on palautteen perusteella verkkokaupan päivitys. Tämä kuuluu ehkäpä samaan luokkaan kaikenlaisten järjestelmien, rekisterien ym. päivitysten kanssa, joihin liittyy ison tietomäärän siirtäminen tai tallentaminen – varsinkin jos työ vaatii paljon “käsityötä”.


Kirjoittaja toimii yrittäjänä ja vuokra-assistenttina Askaremon assistenttipalvelussa. Hän on yrittäjä, josta ei koskaan pitänyt tulla yrittäjää. Paperien pyörittely ei ole hänelle kauhistus, vaan ajoittain jopa ihastus. Hän on yhteiskuntatieteilijä, jonka sisällä asuu pieni koodari. Mottona toimii: älä koskaan sano ”ei koskaan”.