Millainen on toimiva vastuunjako järjestöissä? - Askaremo
Millainen on toimiva vastuunjako järjestöissä?

Millainen on toimiva vastuunjako järjestöissä?

0 Share

Millainen on toimiva vastuunjako järjestöissä?

Millainen vastuunjako on paras yhdistyksen toiminnan kannalta? Yhdistykset tekevät tässä maassa valtavan paljon arvokasta ja merkityksellistä työtä. Mutta kuinka moni yhdistyksiss ...

Millainen vastuunjako on paras yhdistyksen toiminnan kannalta?

Yhdistykset tekevät tässä maassa valtavan paljon arvokasta ja merkityksellistä työtä. Mutta kuinka moni yhdistyksissä (järjestöissä*) toimiva on pohtinut tehtävänjakoa vapaaehtoisena toimivien ja työntekijöiden kesken? Monissa yhdistyksissä näistä asioista keskustellaan aktiivisesti niin jäsenistön ja työntekijöiden keskuudessa kuin myös päättävissä elimissä (esim. yhdistyksen hallituksessa ja vuosikokouksissa). Aina työnjako ei kuitenkaan ole selkeä, mikä kuormittaa turhaan kaikkia toimijoita.

Työn- ja vastuunjaon selkeys yhdistyksessä toimivien kesken on olennainen asia yhdistyksen toimivuuden kannalta. Jos työnjako on epäselvä, menee yhdistyksessä liikaa arvokasta aikaa asioiden selvittelyyn ja sen varmistamiseen, että tarvittavat asiat tulevat hoidetuksi. Yhdistyksessä vapaaehtoisina toimivat eivät saa vastauksia kysymyksiinsä tai tarvittavaa tukea omien tehtäviensä hoitamiseen ja siksi turhautuvat. Tuen puute on yksi varmimpia tapoja saada vapaaehtoiset uupumaan siinä, mitä he tekevät. Lopputuloksena on todennäköisesti joko se, että vapaaehtoinen ei pysty / jaksa / halua tehdä parastaan omassa tehtävässään tai hän jättäytyy pois tehtävästä. Molemmat vaihtoehdot ovat yhdistyksen kannalta todella suuri menetys, sillä yhdistysten suurin voimavara ja laadukkaan toiminnan edellytys ovat osaavat ja tehtävässään motivoituneet vapaaehtoiset. Ja on myös yksilön kannalta väärin, että asiastaan innostunut henkilö näännytetään sillä, mitä hän on itse pitänyt niin arvokkaana, että on valmis tekemään töitä asian eteen ilman rahallista korvausta.

Miten työnjakoa pitäisi arvioida?

Mielestäni nämä kysymykset pitäisi kysyä jokaisessa yhdistyksessä:

  1. Teemmekö oikeita asioita? Ovatko ne asiat, mitä nyt teemme, sellaisia, että ne edesauttavat yhdistyksen perustehtävän toteuttamista? Mikä on se syy, minkä takia yhdistys on olemassa ja millä keinoilla tätä edistetään? Yhdistyksissä, kuten myös kaikissa muissa organisaatioissa, tehdään paljon asioita sen takia, kun niitä on tehty aina ennenkin. Aina välillä on hyvä pysähtyä pohtimaan, käytetäänkö resurssit oikeisiin asioihin. Aikaa ja rahaa ei ole yhdelläkään yhdistyksellä liikaa. On yhdistyksen ja sen jäsenten etu, että näiden resurssien käyttöä pohditaan avoimin mielin.
  2. Mikä on järkevä työnjako yhdistyksen työntekijöiden ja vapaaehtoisten kesken? Työntekijät tuovat usein jatkuvuutta yhdistyksen arkeen, sillä moni vapaaehtoisena yhdistyksessä toimiva on mukana enemmänkin projektiluonteisesti eli toteuttaa yhden projektin ja sen jälkeen pohtii omaa osallistumistaan toimintaan uudestaan. Toisaalta työntekijän tuomaan jatkuvuuteen ei saa myöskään liiaksi tuudittautua. Ihmiset vaihtavat työpaikkoja tai jäävät perhevapaille. Toisaalta yhdistyksessäkin voi tulla tarve pohtia sitä, onko taloudellisesti mahdollista jatkaa nykyisellä työntekijämäärällä. Yhdistyksen perustehtävän ja työnjaon selkeyttäminen auttaa näissäkin tilanteissa.

Voi myös kysyä, onko oikein, että yhdistyksen työntekijän sairastuessa tai yllättäen vaihtaessa työpaikkaa hänen tehtävänsä teetetään vapaaehtoisilla – heillä, jotka ovat mukana harrastuksen vuoksi? Koskaan ei saisi tällaisia päätöksiä tehdä sillä perusteella, mikä on tilanteessa halvin ratkaisu. Yhdistyksessä, jonka toiminta perustuu vapaaehtoisuuteen, ei ole mitään arvokkaampaa resurssia kuin motivoituneet vapaaehtoiset. On erittäin lyhytnäköistä teettää vapaaehtoisilla kaikki mahdollinen. Yhdistyksissä toimii paljon vastuuntuntoisia ihmisiä ja on kovin helppoa teettää heillä monenmoista vedoten siihen, että jokin tietty asia on pakko hoitaa. Toiset osaavat sanoa napakammin ”ei” kuin toiset, mutta yhdistyksessä toimivan johtajan tehtävänä on sen varmistaminen, että ihmisten vastuuntuntoisuutta ei käytetä hyväksi. Yhdistyksissä on aktiivisesti seurattava niin vapaaehtoisten kuin myös työntekijöiden työmäärän kohtuullisuutta.

Jokaisella oma paikkansa kokonaisuudessa

Jos yhdistyksessä koetaan, että työntekijät ja/tai vapaaehtoiset eivät ehdi hoitaa kaikkia tehtäviään, on syytä ratkaista seuraavat asiat:

  1. Mistä asioista, mistä tehtävistä voimme luopua kokonaan? Mitä asioita tehdään tavan vuoksi, vaikka niille ei enää ole tarvetta? Minkä asioiden tekeminen ei edesauta yhdistyksen perustehtävän hoitamista?
  2. Mitä ovat ne tehtävät, jotka ovat vapaaehtoisille mielekkäitä hoitaa? Joku varmasti ajattelee nyt, että eihän yhdistyksessä aktiivisesti toimiminen voi olla aina ”kivaa” ja pelkkää ruusuilla tanssimista. Ei niin, mutta toisaalta ei vapaaehtoisena toimiminen saa myöskään olla hirvittävä taakka, mistä henkilö haluaisi päästä mahdollisimman nopeasti eroon – jos vain löytyisi joku toinen siihen hommaan. Näiden väliltä on löydettävä hyvä tasapaino, jotta vapaaehtoinen kokee mielekkääksi yhdistyksessä toimimisen ja kaiken sen ajan ja vaivan, minkä hän yhdistykseen antaa. Toiset haluavat hyödyntää muualla hankkimaansa osaamista ja toiset taas haluavat tehdä jotain ihan muuta kuin mitä työkseen tekevät. Molempien vaihtoehtojen pitäisi myös olla mahdollisia yhdistyksessä.
  3. Kun on karsittu pois yhdistyksen kannalta tarpeettomat tehtävät ja saatu selkeytettyä ne tehtävät, jotka vapaaehtoisten on mielekästä ottaa vastuulleen, mitä jää jäljelle? Mitkä tehtävät soveltuvat parhaiten työntekijöiden vastuulle? Ovatko ne hallinnollisia tehtäviä, kirjanpitoa, kokousten sihteerin tehtäviä, toimistolla päivystämistä? Liittyvätkö ne varainhankintaan tai uusien jäsenten hankintaan? Liittyvätkö ne työnjaosta huolehtimiseen, vapaaehtoisten tukemiseen tai yhdistyksen toiminnan kehittämiseen? Kuka kouluttaa vapaaehtoiset ja työntekijät tehtäväänsä? Onko listalla yhteistyö muiden järjestöjen kanssa tai muu sidosryhmäyhteistyö? Jokaisessa yhdistyksessä tämä lista on varmasti omannäköisensä ja hyvä niin. Tärkeintä on se, että näitä asioita on ennakkoluulottomasti pohdittu ja tehdään tarvittavat toimenpiteet näiden pohjalta.
  4. Kuka tekee kohdan 3 asiat? Vaikuttaako siltä, että tehtäviä on liikaa suhteessa yhdistyksen työntekijämäärään? Voisiko tällöin joitakin asioita tehdä järkevämmin? Todennäköisesti yhdistyksen vapaaehtoisista löytyy monenmoista asiantuntemusta esimerkiksi siitä, miten digitaalisten työvälineiden tehokkaampi käyttäminen voisi auttaa yhdistyksen arjessa. Tai olisiko tarpeen palkata lisää väkeä? Jos yhdistyksen talouden kannalta ei ole mahdollista palkata kokopäiväistä työntekijää, on olemassa myös muita vaihtoehtoja. Hyviä osa-aikaisia työntekijöitä löytyy esimerkiksi opiskelijoista ja heistä, jotka haluavat muusta syystä joustavat aikataulut. Samoin monia palveluja on mahdollista ostaa, jolloin yhdistyksen tarvitsee maksaa vain käyttämästään palvelusta. Kirjanpito lienee tutuin esimerkki tästä, mutta monia muitakin esimerkkejä on. Ehkäpä liian helposti ajatellaan, että ei voida ostaa palveluja, koska ne ovat liian kalliita. Mutta ei palkattu työntekijäkään kaikkine sivukuluineen ole ilmainen. Ja jos tarvetta työntekijälle ei ole, on yhdistyksen rahojen tuhlausta maksaa tällaisesta työntekijästä. Voi kuulostaa julmalta, mutta jälleen kerran kehotan pohtimaan sitä, mikä on yhdistyksen olemassaolon syy. Tämä on se, mihin myös yhdistyksen rahat tulee käyttää.

Ei työnjaon selkiinnyttäminen ole helppo tehtävä, mutta uskallan väittää, että on se kuitenkin vaivan arvoista.

*Käytän tässä kirjoituksessa pääasiassa termiä “yhdistys”. Käsittelemiäni asioita voi ja kannattaa pohtia niin paikallis-, alue- kuin myös valtakunnallisissa järjestöissä. Vaikka yhdistyksellä ei olisikaan palkattuja työntekijöitä, työnjaon selkiinnyttäminen yhdistyksessä toimivien kesken edesauttaa yhdistyksen tavoitteiden saavuttamista ja samalla tukee vapaaehtoisena toimimista.


Kirjoittaja toimii yrittäjänä ja vuokra-assistenttina Askaremon assistenttipalvelussa. Hänellä on vuosien kokemus järjestötoiminnasta vapaaehtoisena sekä luottamustehtävään sisältyneestä esimiehenä toimimisesta järjestössä. Askaremo tarjoaa assistenttipalveluja yksinyrittäjille, pienyrityksille ja järjestöille.