Kalenterin hallinta - sähköinen kalenteri ajankäytön suunnittelun apuna - Askaremo assistenttipalvelut
Kalenterin hallinta – sähköinen kalenteri ajankäytön suunnittelun apuna

Kalenterin hallinta – sähköinen kalenteri ajankäytön suunnittelun apuna

0 Share

Kalenterin hallinta – sähköinen kalenteri ajankäytön suunnittelun apuna

Vaadittava aika: 10 minuuttia. Näin hyödynnät Google kalenteria ajankäytön suunnittelun apuvälineenä: Käytä värejä erottamaan erilaiset kalenterimerkinnät toisistaan. Rakenna rut ...

Vaadittava aika: 10 minuuttia.

Näin hyödynnät Google kalenteria ajankäytön suunnittelun apuvälineenä:

  1. Käytä värejä erottamaan erilaiset kalenterimerkinnät toisistaan.

  2. Rakenna rutiineja toistuvilla kalenterimerkinnöillä.

  3. Hyödynnä jaettua kalenteria projektin läpiviemisessä.

  4. Anna kalenterin muistuttaa sinua keskeneräisistä tehtävistä.

  5. Siirrä tehtävät sähköpostin inboxista kalenteriin.

  6. Lähetä kalenterikutsuja.

  7. Jaa kalenteri kollegoille tai perheelle.

  8. Ota sähköinen ajanvaraus käyttöön.


Google kalenteri tehokäyttöön

Kalenteri tehokäyttöön? Sähköinen kalenteri taipuu moneen ja se on erinomainen työn tekemisen apuväline. Jos olet sähköisen kalenterin peruskäyttäjä ja haluaisit hyödyntää kalenteria monipuolisemmin, löydät tästä vinkkejä siihen.

Tässä blogikirjoituksessa esittelemieni Googlen kalenterin ominaisuuksien kanssa samankaltaisia ominaisuuksia löytyy myös Outlookin kalenterista, mutta tässä keskityn Googlen kalenteriin. Osa näistä ominaisuuksista sisältyy ainoastaan Google-tilin maksulliseen versioon, Google Workspace -palveluun. Se on Microsoft 365:n rinnalla toinen suosittu tapa hankkia yritykselle omalla domainilla oleva sähköposti. Näihin molempiin kuuluu toki paljon muutakin kuin sähköposti omalla verkkotunnuksella, joten niiden ominaisuuksia kannattaa vertailla, jos valintaa tekee näiden kahden välillä.

Sähköinen kalenteri on hyvä työväline ajankäytön suunnitteluun. Arki on varmasti sinullekin osoittanut, kuinka etukäteissuunnittelu ja tulevaan varautuminen (tietysti siinä määrin kuin se yleensäkin on mahdollista) vähentävät stressiä. ”Tulipalojen sammuttelu”, reagointi asioihin sitä mukaa kuin niitä vastaan tulee, puolestaan on uuvuttavaa. Epätietoisuus siitä, mitä oikeastaan pitäisi olla tällä hetkellä tekemässä (tai missä pitäisi juuri nyt olla), on melkoisen kuormittava tekijä arjessa. Kun säännöllisesti katsoo kalenteria jonkin verran eteenpäin ja esimerkiksi varaa aikaa valmistautua tuleviin asioihin, jää enemmän energiaa tärkeimpiin asioihin. Ei tarvitse muistella sitä, onkohan nyt muistanut kaiken, mitä pitikin.

Värien hyödyntäminen kalenterissa

Kalenterisi kertoo, mihin aikasi tosiasiassa menee.

Käytän värejä kalenterissa erottelemaan erilaisia merkintöjä toisistaan. Olen aiemmin esimerkiksi merkinnyt vihreällä kaikki menot eli sellaiset, jotka vaativat siirtymistä paikasta toiseen. Nykyinen kalenterini ”värimaailma” on itse asiassa hyvinkin tuore ja ideasta saan kiittää valmennusyrittäjä Juha ”Vauhtipyörä” Aholaa. Olennainen muutos aiempaan on se, että aloin merkitä laskutettavan työn omalla värillään. Tähän sopii punainen tai jokin muu selkeästi erottuva väri. Näin yrittäjä näkee pikaisella vilkaisullakin tekeekö hän riittävästi oikeita asioita vai meneekö aika epäolennaisuuksiin. Yrittäjän vapaus tarkoittaa sitä, että saa tehdä itseä kiinnostavia asioita. Samalla kuitenkin yrittäjyyteen kuuluu riittävien tulojen varmistaminen, jotta yritystoiminnassa yleensäkin on jotain järkeä. Ja värejä käyttämällä myös kalenteri kertoo, mihin aika tosiasiassa menee. Ja toisaalta joudut myös tehdessäsi kalenterimerkintää pohtimaan, onko kyse laskutettavasta työstä vai jostain muusta.

Mitä muuta kannattaa merkitä kalenteriin omalla värillään? Tämähän on täysin omista tarpeista kiinni. Yhdelle on tärkeää erottaa opiskeluun liittyvät asiat muista ja toiselle liikuntasuoritukset. Itse merkkaan laskutettavan työn lisäksi opiskelun ja oman osaamisen kehittämisen (keltainen), markkinoinnin, myynnin ja verkostoitumisen (vaaleanvihreä), perheen menot ja harrastukset (pinkki), ruokasuunnitelman (sininen) ja liikunnan (harmaa). Alla olevasta kuvasta näet kuvitellun esimerkin kalenterinäkymästä, jossa on hyödynnetty tätä värimaailmaa.

Ei muuten ole yhtään huono idea varata kalenterista aikaa lounaalle – erityisesti jos lounas unohtuu turhan usein kaiken kiireen keskellä. Muutkin ateriat voi suunnitella valmiiksi kalenteriin ja esimerkiksi lisätä kalenterimerkintään linkin ruokaohjeeseen. On paljon mukavampaa, kun ei tarvitse nälissään miettiä, mitä tänään syötäisiin. Ja jos ajatusta vie vielä vähän pidemmälle, voi ateriasuunnitelman jakaa myös muiden perheenjäsenten kalentereihin. Tiedät, mitä voit tämän jälkeen vastata kysymykseen: ”mitä meillä on tänään ruoaksi?” Vastaus on: ”katso kultaseni Googlesta”. 😉

Sähköisessä kalenterissa merkintöjen siirtäminen uuteen ajankohtaan on välillä jopa liiankin helppoa. Kannattaa siis seurata sitä, minkä värisiä merkintöjä siirtää eteenpäin tai poistaa jatkuvasti. Siirtyvätkö laskutettavat työt tai jääkö liikunta väliin, koska on ”niin kiire”? Muutoksia tulee aina, mutta pyri saamaan kiinni toistuvista toimintamalleista ja muuttamaan niitä tarvittaessa.

Toistuvat tehtävät tai muistutukset kalenterissa

Jos haluat rakentaa itsellesi uuden rutiinin, lisää päivittäin toistuva tehtävä kalenteriin siihen ajankohtaan, jolloin haluaisit asian tehdä. Jos unohdat syödä lounaan, mitäpä jos merkkaisit sen kalenteriin? Hammaslääkäri komensi puhdistamaan hammasvälit ahkerammin? Tee siitä muistutus kalenteriin. Kuittien toimittaminen kirjanpitäjälle tahtoo unohtua? Tee siitä kuukausittain toistuva tehtävä. Kun olet saanut rutiinin rakennettua, voit poistaa päivittäisen muistutuksen asiasta. Päivittäistä rutiinia rakentaessa älä huolestu niistä päivistä, jolloin et toteuttanut rutiinia. Sen sijaan iloitse niistä päivistä, jolloin sait klikattua tehtävän tehdyksi. Tässä(kin) asiassa jokainen päivä on uusi päivä ja uusi mahdollisuus.

Omalla kohdallani tämä keino toimii, koska tehtävän klikkaaminen tehdyksi tuottaa mielihyvää. 😉 Vielä hauskempaa on toki tehtävän yliviivaaminen paperilta, mutta sähköisetkin to do -listat ja vastaavat ovat tässä nykyään jo melko hyviä. Tehtävien loppuun suorittaminen ja kuittaaminen tehdyksi on saatu jo visuaalisesti melko näyttäväksi. 🙂

Minun kalenterissani yksi päivittäinen muistutus on ”opiskelu 30min”. Merkitsen tehtävän tehdyksi, jos päivän aikana millään tavoin olen kehittänyt omaa osaamistani. Tämä voi tapahtua esimerkiksi osallistumalla webinaariin, lukemalla kiinnostavaa kirjaa tai vaikkapa täyttämällä hakemuksen itseä kiinnostavaan koulutukseen. Se on oikeastaan selkään taputus itselle hyvästä työstä eli siitä, että olen päivän aikana pysähtynyt pohtimaan omaa osaamistani ja sen kehittämistä.

Google-kalenteriin voi lisätä sekä muistutuksia että tehtäviä. Molempia voi merkitä joko koskemaan koko päivää, jolloin merkintä näkyy yläreunassa päivämäärämerkinnän alla. Muistutuksen tai tehtävän voi myös merkitä tiettyyn kellonaikaan. Muistutukset siirtyvät automaattisesti seuraavalle päivälle, jos ne jäävät tekemättä. Tehtävät jäävät alkuperäisen päivän kohdalle. Jos olet lisännyt kalenteriisi viikoittain toistuvan muistutuksen etkä kuittaa muistutusta tehdyksi ennen seuraavan muistutuksen ajankohtaa, edellinen muistutus ”kuittautuu pois” eli toistuvat muistutukset eivät ala ahdistelemaan sinua porukalla. 😉 Eli jos sinulla on kuukausittain tiettynä päivänä toistuva merkintä kuittien toimittamisesta kirjanpitäjälle, mutta et kuittaa tehtävää tehdyksi ennen seuraavassa kuussa tulevaa muistutusta, uuden muistutuksen jälkeen sinulla ei kulje kalenterissa kahta muistutusta rinnakkain.

Projektinhallinta

Isojen projektien hallinnointiin ja projektien sisäisen työnjaon organisointiin on toki olemassa parempia sovelluksia kuin kalenteri. Erityisesti pienempien projektien toteutuksessa pystyy kuitenkin hyödyntämään tekijöiden kesken jaettua projektikalenteria. Tällöin projektille tehdään oma kalenteri, joka jaetaan kaikille projektiin osallistujille. Todennäköisesti kaikki tarvitsevat kalenteriin oikeudet, joilla kukin pääsee tekemään muutoksia kalenterimerkintöihin.

Yhteisellä kalenterilla ja sen aktiivisella hyödyntämisellä varmistetaan se, että kaikilla on sama tieto projektin etenemisestä, seuraavista askeleista ja aikataulutuksesta. Myös työnjakoa voidaan selkeyttää lisäämällä yksittäistä tehtävää koskevaan kalenterimerkintään tieto siitä, kenen vastuulle asia kuuluu.

Keskeneräiset tehtävät kalenteriin muistiin

Jäikö jokin työ kesken? Monesti aloitamme esimerkiksi puhelun tai sähköpostin innoittamana tekemään jotakin tehtävää, mutta se keskeytyy syystä tai toisesta. Tehtävä esimerkiksi osoittautuu työläämmäksi kuin miltä se alunperin oli vaikuttanut. Voi olla, että tehtävän loppuun suorittaminen vaatiikin aikaavievää selvitystyötä tai olennaista tietoa joutuu odottamaan toiselta henkilöltä. Ja näin joudumme tilanteeseen, jossa riski unohtaa tehtävän tekeminen kasvaa melkoisesti.

Tässä kohtaa kannattaa pysähtyä pohtimaan asiaa vielä hetkeksi ja päättää milloin tehtävän pariin palaa. Varaa tehtävän tekemiseen myös aika kalenteristasi heti, jotta asia ei unohdu. Näin sinun täytyy samalla päättää, onko kyseessä sellainen asia, johon sinun on syytä palata myöhemmin.

Tehtävät inboxista kalenteriin

Käytätkö sähköpostin inboxia eli saapuneiden sähköpostien kansiota to do -listana? Tällöin vaarana on, että inbox täyttyy hurjaa vauhtia ja hallinnan tunne sähköpostien suhteen alkaa horjua. Kun sähköposteja on saapuneiden kansiossa paljon eikä ole selkeää käsitystä, mitkä kaikki viesteistä vaativat jonkinlaista reagointia tai toimenpiteitä, saattaa sähköpostin aukaiseminenkin ahdistaa.

Pyrin pitämään saapuneiden viestien kansion sähköpostissa mahdollisimman tyhjänä. Harvoin pääsen inbox zero -tavoitteeseen, mutta mitä vähemmän, sitä parempi! Tavoitteeni on, että siinä vaiheessa, kun luen sähköpostin ensimmäisen kerran, päätän millaisia toimenpiteitä viesti vaatii. Jos viesti edellyttää minulta sellaisia toimenpiteitä, joihin täytyy erikseen varata aikaa, merkkaan sen kalenteriin heti. Teen kalenterimerkintään tarvittavat muistiinpanot, jotta pystyn hoitamaan tehtävän sujuvasti, kun sen aika on, ja siirrän sähköpostin sille varattuun kansioon pois inboxista.

Kalenterikutsut

Ota tavaksi laittaa kalenterikutsu sopimistasi tapaamisista. Tällä varmistat sen, että ymmärsitte (ja muistatte) molemmat sovitun ajan samalla tavoin. Lisäksi kalenterikutsun kautta on myös kätevä ilmoittaa mahdollisesta esteestä tapaamiselle sekä ehdottaa uutta ajankohtaa. Jos tapaatte kasvotusten vaikkapa ravintolassa, kalenterimerkintään on syytä merkitä tapaamispaikan osoite, jolloin kummankaan ei tarvitse tiedustella asiaa enää siinä vaiheessa, kun on jo matkalla tapaamiseen. Jos taas tapaaminen on sovittu etätapaamiseksi, Google-kalenterin tapaamismerkintään saa automaattisesti Google Meet -linkin etätapaamista varten.

Kalenterin jakaminen muille

Google kalenterin voi jakaa muille henkilöille erilaisilla oikeuksilla. Voit jakaa kalenterisi muille sillä tavoin, että he näkevät ainoastaan vapaa/varattu -tiedon eli he eivät näe tarkempia tietoja menoistasi. Voit myös jakaa tiedon menoistasi, jos esimerkiksi työkaverisi tarvitsevat tätä tietoa. Lisäksi voit antaa toiselle henkilölle oikeuden tehdä muutoksia kalenteriisi. Tätä ominaisuutta tarvitaan esimerkiksi silloin, kun toinen henkilö sopii puolestasi tapaamisia. Kalenterin ylläpidon ulkoistamista voivat hyödyntää muutkin kuin suurten yritysten johtajat. Olisiko sinun ajankäyttösi kannalta järkevää perehdyttää joku huolehtimaan kalenterisi ylläpidosta? Jos kalenterisi on Googlen Workspace -palvelussa (ent. G Suite), kalenterin jakamista organisaation ulkopuolelle on hankaloitettu. Jakaminen täytyy sallia organisaation Workspace -asetuksista. Organisaation sisällä kalenterin jakaminen on vaivatonta.

Jos et ole valmis jakamaan omaa kalenteriasi muille, on yksi vaihtoehto tehdä yhteinen kalenteri, joka on jaettu kaikille muokkausoikeuksin. Tällöin oman kalenterin jakaminen muille vapaa/varattu -tiedoilla voi riittää. Tätä vaihtoehtoa voi hyödyntää esimerkiksi projektityöskentelyssä, kuten aiemmin mainitsin, tai eri organisaatioihin kuuluvien yhteistyön välineenä.

Kalenterin voi jakaa myös perheenjäsenille, jotta kaikki näkevät helposti perjeenjäsenten aikataulut. Perheelle voi myös tehdä yhteisen kalenterin, joka jaetaan perheenjäsenille muokkausoikeuksin. Tänne on kätevä tallentaa yhteiset menot, harrastukset, matkat ja vaikkapa viikon ruokalista.

Sähköinen ajanvaraus yhdistettynä omaan kalenteriin

Aika moni yritys pystyisi hyödyntämään sähköistä ajanvarausta, mutta myös monella yrityksellä se jää tekemättä. Sähköisen ajanvarauksen saa tänä päivänä hyvinkin helposti käyttöön. Suurin kynnys on monelle ehkä se, että sen jälkeen omat menot pitää olla kirjattuna sähköiseen kalenteriin. Jos näin ei ole, on olemassa melkoisen suuri riski sille, että tuplabuukkauksia tulee. Jotkin ajanvarauskalenterit perustuvat siihen, että sinne erikseen merkitään ne ajat, joihin varauksia voi tehdä. Aika monelle yrittäjälle tämä on kuitenkin liian työläs tapa. Oman kokemukseni mukaan ainoa toimiva tapa on se, että ajanvaraus on yhdistetty omaan sähköiseen kalenteriin, ja ajanvarausta tekeville tarjotaan kalenterin vapaita aikoja.

Käytän HubSpotin ajanvaraustoimintoa. Kun ajanvaraus on tehty, minulle ja varauksen tehneelle lähtee sähköpostivahvistus tapaamisesta. Samalla saan kalenterikutsun omaan kalenteriini, joten tapaaminen löytyy heti omasta kalenteristani eikä minun tarvitse erikseen lisätä sitä sinne. Lisäksi kalenterikutsussa on valmiina Google Meet -linkki, joten etätapaamista varten on jo kaikki valmiina. Mikä parasta, kaikki tämä hoituu ilman minun väliintuloa. Automatisoimalla asioita pienyrittäjä säästää paljon aikaa.

Kalenteri on apuri, ei muuta!

Tästä blogikirjoituksesta tuli harvinaisen pitkä ja voi olla, että huomioitavien asioiden määrä tuntuu tuskastuttavalta ainakin siinä tapauksessa, jos sähköisen kalenterin hyödyntäminen ei ole vielä kovin tuttua. Tämä artikkeli onkin hyvä päättää kirjasuositukseen aiheesta.

Ajanhallinta on ennen kaikkea arvojen hallintaa. Vasta kun olet selvittänyt itsellesi, mikä elämässäsi ja työssäsi on todella merkityksellistä, voit päästä eroon jatkuvasta kiireestä. Kun tärkeysjärjestys on selvillä, alkaa karsiminen. Ihminen ei väsy työstä, vaan turhasta työstä. Jos aika menee jatkuvasti epäoleellisuuksiin, mieli uupuu ja turhautuu. Ajanhallinnan syvin tavoite on putsata mieli ja kalenteri moodiin, jossa voit keskittyä juuri siihen mitä olet tekemässä nyt.

Anna Perho: Antisäätäjä

Haluatko saada enemmän hyötyä sähköisestä kalenteristasi, mutta et tiedä, miten tai mistä lähtisit liikkeelle? Autan mielelläni kalenterin käytön muutoksissa. Varaa tunnin etätapaaminen Askaremon ajanvarauksen kautta ja pohditaan yhdessä, miten saat enemmän irti kalenteristasi. Etätapaamisen hinta 40€ (alv 0%), joka laskutetaan jälkikäteen.