Hankeviestintä - viestintätyökaluja hanketyöhön - Askaremo
Hankeviestintä – viestintätyökaluja hanketyöhön

Hankeviestintä – viestintätyökaluja hanketyöhön

0 Share

Hankeviestintä – viestintätyökaluja hanketyöhön

Ei ole hyvää hanketta ilman hyvää hankeviestintää Jokaisessa kehittämishankkeessa tulee suunnitella tarkkaan se, miten hankkeen tavoitteista ja toimenpiteistä viestitään niin hank ...

Ei ole hyvää hanketta ilman hyvää hankeviestintää

Jokaisessa kehittämishankkeessa tulee suunnitella tarkkaan se, miten hankkeen tavoitteista ja toimenpiteistä viestitään niin hankkeen toimijoille kuin myös suurelle yleisölle. Hyvää hanketta ei toteuteta tyhjiössä, sillä hanke edellyttää vuoropuhelua sidosryhmien kanssa. Huono tiedonkulku tekee mahdottomaksi hankkeen tavoitteiden saavuttamisen.

Miten tiedonkulku sitten varmistetaan hankkeessa? Jos hankkeen toteuttavalla organisaatiolla on käytössä viestintätyökaluja, perehdy ensin niihin ja ota niitä hankkeen tarpeiden mukaan käyttöön. Organisaatioissa on myös tehty linjauksia sen suhteen, mitä työkaluja saa käyttää ja mihin organisaatiossa käsiteltäviä tietoja saa tallentaa. Rekisteriseloste on yksi sellainen tietolähde, johon kannattaa tutustua.

Esittelen tässä kirjoituksessa monia erilaisia apuvälineitä hankeviestinnän tueksi. Suurin osa tässä esitellyistä työkaluista on peruskäytössä ilmaisia, mutta niiden maksullisissa versioissa on ilmaisversiota enemmän “herkkuja” – enemmän toimintoja, enemmän tallennustilaa ja niin edelleen. Kaikkia näitä ei tarvitse (eikä todennäköisesti kannata) ottaa käyttöön. Valitse itsellesi ja hankkeelle sopivat työkalut. Kokeile rohkeasti – ja hylkää ne, jotka eivät teidän kohdalla toimi.

Tiedonkulku hanketoimijoiden kesken

Dokumenttien tallennus ja jako

Hankkeen dokumentteja ei koskaan kannata tallentaa pelkästään esimerkiksi projektipäällikön tietokoneelle. Jos tietokone menee rikki tai häviää, hankkeen kannalta tärkeitä tietoja on silloin mahdotonta tai ainakin hyvin hankalaa palauttaa. Pilvipalvelujen käyttö tietojen tallentamiseen on tänä päivänä yleisesti käytetty tapa. Tällöin dokumentit eivät ole vain yhdellä tietokoneella, vaan niihin on mahdollista päästä käsiksi eri laitteilta. Kansioiden ja tiedostojen jakaminen hanketoimijoiden kesken helpottaa tiedonsiirtoa sekä varmistaa sen, että kaikilla on käytettävissä viimeisin versio muokatusta dokumentista. Pilvipalvelun käyttö on myös hyvä vaihtoehto tiedostojen lähettämiselle sähköpostin liitetiedostoina tai mukana kulkevalle muistitikulle. Paljon käytettyjä pilvipalveluja ovat esimerkiksi Dropbox, Google Drive ja Microsoft OneDrive. Näistä kaikista löytyy ilmaisversio, johon pystyy tallentamaan jonkin verran tiedostoja. Maksullisten, yrityskäyttöön tarkoitettujen versioiden kuukausihinta ei kuitenkaan ole kallis, joten sellaista kannattaa harkita. (Ja jos läppärikin on vielä hankintalistalla, kannattaa lukea Askaremon toinen blogikirjoitus, jossa asiaa mm. leasing-koneista.)

Sähköinen kalenteri on toimiva työväline sekä oman toiminnan suunnitteluun että tiedonkulun varmistamiseen hanketoimijoiden kesken. Kalenterin jakaminen lähimpien yhteistyökumppaneiden kanssa helpottaa aikataulujen suunnittelua ja toiminnan koordinointia. Yksi vaihtoehto sähköiseksi kalenteriksi on Google-kalenteri, jonka käyttöönottoa olen esitellyt Askaremon blogissa aiemmin. Sähköistä kalenteria pystyy hyödyntämään vaikkapa tilavarausten organisoinnissa – ei enää ruutuvihkoa, johon kokoushuoneen varaukset kirjataan.

Hankkeen suunnittelu ja toteutumisen seuranta – projektinhallintatyökalut

Trello on projektinhallintatyökalu, jota voi käyttää niin ideoiden kokoamiseen kuin projektin suunnitteluun ja aikatauluttamiseen. Trellossa voi tehdä esimerkiksi Kanban-tauluja, joilla voi visuaalisesti kuvata projektin eteneminen. Perinteiset Kanban-taulun vaiheet ovat to dodoing ja done. Yksittäisiä tehtäviä, kortteja, siirretään vaiheesta toiseen sitä mukaa kuin ne etenevät. Hankkeen suunnittelussa voi hyödyntää myös Gantt-kaavioita, mikä auttaa erityisesti eri työvaiheiden aikatauluttamisessa. Gantt-kaavioita voi tehdä vaikkapa Excelillä, mutta niiden tekemiseen löytyy myös monia muita ohjelmia (ks. esim. Office Timeline, jolla kaaviot saa tehtyä PowerPointiin).

Toinen mielenkiintoinen työkalu ja muistin apuväline on Evernote, jonne saat tehtyä muistilistat ja tallennettua mielenkiintoiset blogikirjoitukset. Voit myös sanella muistiinpanoja, jos se sopii sinulle parhaiten. Evernotessa on todella paljon toimintoja ja sen mobiilisovellus on myös tutustumisen arvoinen.

Evernote

Askaremon toisessa blogikirjoituksessa olen kertonut tarkemmin erilaisista apuvälineistä muistettavien asioiden organisointiin. Näillä työkaluilla voit samalla vaikka tuunata ostoslistasi! 🙂

Muokkaako teidän hankkeessa samaa dokumenttia eri ihmiset? Lähetättekö muokkaamanne dokumentin seuraavalle henkilölle kommentoitavaksi? Liikkeellä olevien eri versioiden kanssa on hankala pysyä kärryillä siitä, mitä muutoksia milloinkin on dokumenttiin tehty. Yksi vaihtoehto on käyttää Google Drivea, jolloin kaikilla on käytettävissään viimeisin versio dokumentista. Tiedoston voi jakaa tarvittavien henkilöiden kanssa ja muokkaus tapahtuu selaimessa (ts. muokkaamista varten ei tarvitse asentaa erillistä ohjelmaa tietokoneelle).

Entäpä yhteydenpito eri paikkakunnilla olevien hanketyöntekijöiden tai yhteistyökumppaneiden kanssa? Matkakulut tekevät äkkiä ison loven hankkeen budjettiin ja harva jaksaa loputtomiin matkustaa palavereihin. Vaikka kokous olisi samalla paikkakunnallakin, kuluu siirtymisiin yllättävän paljon aikaa. Internet-puhelut ovat hyvä vaihtoehto ainakin osalle tapaamisista. Skype ja sen business-versio sekä Google Hangouts ovat kokeilemisen arvoisia vaihtoehtoja silloin, kun haluat puhua henkilöiden kanssa kasvotusten, mutta et halua käyttää aikaa matkustamiseen. Onko sinun tarpeen jakaa tietokoneen näyttö keskustelukumppanisi kanssa, jotta voitte käydä yhdessä läpi esimerkiksi jonkin sovelluksen käyttöä? Tämä onnistuu mm. Hangoutsilla. Valitse videopuhelu ja klikkaa oikeassa yläreunassa olevaa pisteriviä ja valitse “jaa näyttö”.

Google Hangouts – näytön jakaminen

Yksi hyvä kanava hanketoimijoiden sisäiseen viestintään ovat Facebookin ryhmät. Suljetussa ryhmässä voitte ideoida ja jakaa vinkkejä sekä sopia tapaamisia. Puhelimella käytettävä WhatsApp sopii myös viestittelyyn eikä edellytä sitä, että kaikki hanketoimijat käyttäisivät Facebookia aktiivisesti.

Jos hanketta toteuttaa yhdistys, on tärkeää pohtia kunnolla sitä, mitä asioita vapaaehtoiset tekevät ja mitkä tehtävistä työntekijät hoitavat. Hankkeen rahoittaja on tästä työnjaosta varmastikin kiinnostunut, mutta ennen kaikkea tätä on syytä miettiä siitä näkökulmasta, onko vapaaehtoisten ja työntekijöiden tehtävät mielekkäitä sekä yksilön että yhdistyksen kannalta.

Hanketiedottaminen – miten kerrot hankkeesta suurelle yleisölle

Tänä päivänä viestintää ja markkinointia tehdään paljon sosiaalisen median kanavien kautta – ja oikein käytettynä ne ovatkin tehokkaita viestinnän välineitä. Ei kuitenkaan kannata unohtaa perinteistä mediaa. Paikallislehti voi olla paras mahdollinen kanava juuri teidän hankkeen kannalta. Jos hanke liittyy yhteiskunnallisesti merkittävään aiheeseen, älkää olko liian vaatimattomia tiedotuksen suhteen – lähestykää rohkeasti myös isoja mediataloja. Miten tiedotusvälineiden edustajat sitten tavoittaa? Jos tunnet toimittajia, kysy ensimmäisenä heiltä. He osaavat antaa konkreettisia vinkkejä siitä, mikä tiedotusvälineitä kiinnostaa. Ehkä tyypillisin tapa on laittaa lehdistötiedote tiedotusvälineiden sähköpostiosoitteisiin. Jos sähköpostiosoitteiden etsiminen tiedotusvälineiden nettisivuilta tuntuu liian työläältä, voi tässä käyttää apuna ePressiä tai vastaavia tiedotteidenjakelupalveluja. Nämä eivät ole ilmaisia, mutta toisaalta kannattaa laskea, kuinka paljon sinulla menee aikaa kaikkien sähköpostiosoitteiden etsimiseen. Jos koko Suomen kattava tiedottaminen on hankkeen yksi tavoite, sen tekeminen käsityönä on kovin työlästä. Kysy tarjous jo hankkeen suunnitteluvaiheessa ja sisällytä kulut hankkeen budjettiin.

Hankkeelle kannattaa perustaa Facebookin yrityssivu, joka mahdollistaa myös esimerkiksi hankkeen järjestämien tapahtumien maksullisen mainostamisen. Tietylle maantieteelliselle alueelle kohdistettu mainonta on edullista verrattuna esimerkiksi maksulliseen mainokseen sanomalehdessä. Facebookin ryhmät sopivat myös hankkeesta tiedottamiseen. Hankkeesta kiinnostuneet voivat liittyä hankkeen Facebook-ryhmään ja saada sitä kautta ajankohtaista tietoa hankkeen toteutuksesta. Parhaimmillaan ryhmästä tulee aktiivinen keskustelufoorumi, jossa jaetaan ja muokataan ideoita.

LinkedIn on ammattilaisten verkostoitumiskanava, jossa on jo yli miljoona suomalaista käyttäjää. Monelle Facebook on tuttu ja sitä on totuttu käyttämään yhteydenpitoon ja verkostoitumiseen. LinkedIn on kuitenkin tutustumisen arvoinen työväline. Sitä pystyt hyödyntämään niin oman osaamisen aukikirjoittamisessa (CV), ajankohtaisen keskustelun seuraamisessa kuin myös uusien yhteistyökumppaneiden etsimisessä. LinkedIn toimii myös mainiona muistin apuvälineenä silloin, kun muistat tapaamasi henkilön kasvot, mutta et millään muista hänen nimeään… 😉

Viestin lisääminen LinkedIn-kontaktipyyntöön

LinkedIn-palvelussa voit laittaa kutsuja henkilöille, joiden kanssa haluat verkostoitua. Aina kannattaa kuitenkin laittaa liitteeksi viesti, jossa kerrot, miksi haluat verkostoitua.

Twitter on hyvä työväline, jos haluat osallistua ajankohtaiseen keskusteluun. Se on myös hyvä keino tiedottaa hankkeesta suurelle yleisölle, kunhan perehtyy siihen, kuinka Twitterissä viestitään tehokkaasti. Twitterin käyttäjissä erityisen hyvin edustettuina ovat toimittajat ja poliitikot sekä viestintäalan ammattilaiset. Jos haluat tavoittaa erityisesti näitä kohderyhmiä, Twitter on sinulle mainio työväline.

Kiitos!

Erityiskiitokset Outi Manninen ja Anne Siira-Pietikäinen, joiden kanssa tämän blogikirjoituksen sisältö on suunniteltu. Osallistuimme samaan hanketyön koulutukseen, jonka innoittamana ryhdyimme pohtimaan, millaisia konkreettisia työvälineitä on olemassa hanketyön ja hankeviestinnän tueksi. Tämä melkoisen pitkä listaus on näiden keskustelujen tulos.


Kirjoittaja toimii yrittäjänä ja vuokra-assistenttina Askaremon assistenttipalvelussa. Paperien pyörittely ei ole hänelle kauhistus, vaan ajoittain jopa ihastus. Hän on toiminut mm. Euroopan sosiaalirahaston rahoittamassa hankkeessa projektipäällikkönä.