Assistentin omat assistentit – Askaremo
Assistentin omat assistentit

Assistentin omat assistentit

0 Share

Assistentin omat assistentit

Sähköposti - keskeinen viestinnän väline Sähköposti on minulle aivan keskeinen työväline, jota käytän useita kertoja päivässä. Iso osa asiakkaiden työpyynnöistä tulee sähköpost ...

Sähköposti – keskeinen viestinnän väline

Sähköposti on minulle aivan keskeinen työväline, jota käytän useita kertoja päivässä. Iso osa asiakkaiden työpyynnöistä tulee sähköpostin välityksellä. Usein toimitan myös valmiit työt sähköpostilla asiakkaalle. Toinen vaihtoehto olisi käyttää yhteiskäytössä olevaa kansiota pilvipalvelussa, mutta jos asiakas ei koe tällaista itselleen luontevaksi tavaksi, en ole ottanut sitä käyttöön asiakkaan kanssa.

Minulla on käytössä Googlen G Suite -palvelu, jonka kautta saa mm. yrityssähköpostin. Monet valitsevat G Suiten ja Microsoftin Office365-palvelun välillä. Peruspakettien hinnat näissä molemmissa on samaa luokkaa (n. 5€/kk/käyttäjä), joten asian ratkaisee se, mikä itselle tuntuu sopivimmalta. Itse pidän Gmailin käyttöliittymästä ja muutenkin Googlen työkalujen helppokäyttöisyydestä. Mitä enemmän ohjelman käyttäminen vaatii käyttöohjeen lukemista, sitä huonompi se minun mielestäni on. Lisäksi halusin saada käyttämäni Googlen työvälineet (mm. Google Analytics ja Google Ads) yrityksen domainin taakse. Monet isommat organisaatiot käyttävät Office365:ta ja edellyttävät tämän käyttöä myös yhteistyökumppaneiltaan.

Sähköpostitulvan käsittely ja to do -listat

Pyrin pitämään inboxin eli saapuneiden viestien laatikon mahdollisimman tyhjänä (ns. inbox zero). Kun tarkistan sähköpostiin tulleet uudet viestit, silmäilen ensin viestien otsikot ja poistan viestit, joita minun ei tarvitse lukea. Sen jälkeen käyn läpi asiakkailta tulleet viestit. Jos viestissä oleva asia on sellainen, että pystyn tekemään sen nopeasti, teen sen heti (ns. kahden minuutin sääntö). Muussa tapauksessa varaan kalenterista aikaa tehtävälle tai merkkaan viestin tärkeäksi, jotta tiedän palata siihen pikapuoliin. Kun olen käsitellyt viestissä olevan asian, siirrän viestin erilliseen kansioon. Minulla on sähköpostissa oma kansio kullekin asiakkaalle sekä lisäksi yleisiä kansioita, kuten ilmoittautumiset/liput ja kirjanpito.

Tänä päivänä sähköposti on usein osa isompaa kokonaisuutta. Parhaimmillaan sähköpostin ja muiden tarvitsemiesi ohjelmien välillä pystyy liikkumaan sujuvasti ilman erillistä kirjautumista jokaiseen ohjelmaan. Ne myös toimivat ikään kuin limittäin tai toistensa sisällä. Parhaiten tämä toimii saman tuoteperheen sisällä. Esimerkiksi Googlen Gmail-sähköposti toimii hyvin yhteen mm. Google Driven ja Google kalenterin kanssa. Gmailin dynaamisen sähköpostin avulla voit esimerkiksi tarkistaa suoraan sähköpostistasi toisen henkilön kanssa jakamaasi Google Docs -tiedostoon tulleet kommentit. Kun ilmoittaudut tapahtumaan tai ostat lentoliput pystyt usein lisäämään niiden aikataulut kalenteriisi suoraan sähköpostistasi.

Saat myös helposti samaan näkymään sähköpostin, kalenterin ja muita mahdollisia ohjelmia. Minulla on ahkerassa käytössä sähköpostin rinnalla samassa näkymässä Google Tasks, joka on yksinkertainen to do -lista. Siihen voi lisätä tehtäviä (ja niiden alatehtäviä) joko päivämäärän kanssa, jolloin ne saa näkyviin myös kalenteriin, tai ilman päivämäärää (sitten joskus -tehtävät). Erityisen kätevää on mahdollisuus lisätä sähköpostiviesti tehtäväksi “raahaamalla” viesti Lisää tehtävä -kohtaan. Voit lisätä tähän tehtävään päivämäärän ja siirtää viestin sen jälkeen pois inboxista toiseen sähköpostin kansioon. Kun tulee aika hoitaa viestiin liittyvä tehtävä, löydät asiaan liittyvän sähköpostiviestin tehtävässä olevaa linkkiä klikkaamalla.

Muut viestintäkanavat ja työvälineet

Sähköpostin lisäksi käytän ahkerasti myös muita viestintävälineitä. WhatsApp ja erityisesti sen työpöytäsovellus ovat yksi näistä. Vastaavanlainen sovellus on Signal, joka sopii monelle heistä, jotka eivät halua käyttää WhatsAppia (tai Facebook Messengeriä). Viestejä kulkee ahkerasti myös LinkedInin viestitoiminnon kautta.

Askaremon kotisivuilla on myös chat, joka on toteutettu tawk.to -palvelulla. Hoidan itse chatin ja suurin haaste siinä on muistaa laittaa chat päälle, kun teen töitä tietokoneella… 🙂

Muista ohjelmista käytän erityisesti Officen ohjelmia (Excel, Powerpoint jne), Canvaa some-kuvien muokkaamiseen ja Hootsuitea some-postausten ajastamiseen.

Miten löytää itselle sopivat työvälineet?

Olen kokeillut monia erilaisia työskentelytapoja, ohjelmia ja puhelimen sovelluksia helpottamaan yrittäjän arkea. Erilaisten vaihtoehtojen etsiminen ja toimintatapojen testaaminen on mielenkiintoista ja siitä seuraa myös omaa arkea helpottavia ahaa-elämyksiä. Vaikka tässäkin voi toki mennä liiallisuuksiin… Katso aiheesta lisää “productivity junkie” -haulla Googlesta. 😉

Oman kokemukseni mukaan ei kannata käyttää yhtä aikaa liian montaa erilaista tapaa tai ohjelmaa omien tehtävien organisointiin, koska silloin kuluu turhaan aikaa ja energiaa tarvittavan tiedon etsimiseen. Tiedon ja tehtävien organisoinnista ei myöskään kannata tehdä liian vaikeaa. Toimintalogiikaltaan yksinkertaiset ohjelmat, kuten Trello tai Google Tasks, ovat usein riittäviä. Isoin haaste on yleensä se, jos sinun täytyy löytää yhteiskäyttöön sopiva työskentelyn alusta itsesi lisäksi työkavereillesi tai yhteistyökumppaneillesi.


Kirjoittaja toimii yrittäjänä ja vuokra-assistenttina Askaremon assistenttipalvelussa. Hän on yrittäjä, josta ei koskaan pitänyt tulla yrittäjää. Paperien pyörittely ei ole hänelle kauhistus, vaan ajoittain jopa ihastus. Hän on yhteiskuntatieteilijä, jonka sisällä asuu pieni koodari. Mottona toimii: älä koskaan sano ”ei koskaan”.

Tilaa Askaremon uutiskirje ja saat tiedon sähköpostiisi, kun uusi blogikirjoitus julkaistaan: