Yrityksen perustaminen – starttipaketti

Apua yrityksen perustamiseen

Yrityksen perustaminen suunnitteilla? Tai oletko perustanut yrityksen ihan äskettäin? Ja onko nyt sellainen olo, että vähintään 1 000 asiaa pitäisi hoitaa ja niin monia asioita osata? Tämä tunne on hyvin tuttu yrittäjille. 😉 Mutta sen tunteen kanssa ei ole syytä joutua paniikkiin tai lyödä hanskoja tiskiin saman tien. Uusi yrittäjä joutuu ottamaan selvää asioista ja tekemään monia sellaisiakin asioita, joita ei ikinä kuvitellut tekevänsä, kuten vaikkapa lakitekstien tankkaaminen tai nettisivujen koodaaminen. Ehkä sinäkin olet jo joutunut – tai päässyt – tekemään jotain sellaista, mitä et olisi ikinä uskonut tekeväsi.

Se, että pääsee tekemään erilaisia asioita ja haastamaan itseään, on yksi hauskimpia asioita yrittäjyydessä. Yrityksen perustaminen tarkoittaa sitä, että on niin paljon kaikenlaista, mitä pitäisi tehdä. Tällöin vaarana on, että tekemättömien töiden lista alkaa näyttää aivan ylivoimaiselta. Se on totta, että yrityksen alkuvaiheessa monia asioita pitää saada tehtyä, mutta älä unohda sitä tosiasiaa, että pystyt tekemään vain yhtä asiaa kerrallaan kunnolla. Unohda siis multitaskaus! Tärkeintä on saada kokonaiskuva asioista, mitä tulisi tehdä, ja sen jälkeen päättää tärkeysjärjestys.

Olen useaan otteeseen päässyt auttamaan aloittavia yrittäjiä heidän yrittäjyytensä alkutaipaleella. Usein olemme yhdessä suunnitelleet yrityksen markkinoinnin ja myynnin aloittamista, mutta yhtä lailla keskustelut ovat koskeneet esimerkiksi sähköisen kalenterin ja ajanvarauksen käyttöönottoa, tietoturva-asioita tai toimitilan vuokraamista.

Olen koonnut tälle sivulle materiaalia, mistä uskon olevan apua uusille yrittäjille, kun he aloittavat rakentamaan omaa yritystään. Olen kirjoittanut Askaremon yrittäjyysblogiin useita blogikirjoituksia, joiden aiheet koskettavat myös yrityksen perustamista. Osa tällä sivulla esitellystä ohjemateriaalista löytyy Askaremon yrittäjyysblogista. Tämän lisäksi olen koonnut linkkejä muuhun materiaalin, josta uskon olevan apua yrityksen perustamisessa sekä yrityksen alkuvaiheessa. Vinkkien ja ohjemateriaalin avulla voit tehdä paljon itse. Rohkeasti vain kokeilemaan! Jos jonkin asian kanssa tuntuu nousevan seinä vastaan, autan mielelläni sinua.

Yritykselle nimi

Huh huh! Tämä ei olekaan mikään helppo homma… Ainakaan siinä tapauksessa, jos et halua käyttää yrityksen nimenä omaa nimeäsi tai siitä johdettua yrityksen nimeä. Voin nimittäin luvata, että ihan kaikki mahdolliset yritysten nimet ovat jo käytössä! Tai ainakin siltä sinusta todennäköisesti tuntuu, kun tarkistat PRH:n Yrityksen nimipalvelu -rekisteristä, onko keksimäsi nimi jo toisen yrityksen käytössä. Lisää vinkkejä yrityksen nimen keksimiseen löydät Askaremon yrittäjyysblogista.

Sähköposti omalla domainilla

Yksi ensimmäisiä asioita, mitä yrittäjän on minun mielestäni syytä laittaa kuntoon, on kunnollisen sähköpostin hankkiminen. Sähköposti on tänä päivänä edelleen tärkeä viestinnän väline ja yrittäjänä tulet tarvitsemaan kunnollista sähköpostia. Ja heti alkuun tiukka kielto: unohda ilmaiset sähköpostiohjelmat! Älä käytä yrityskäytössä ilmaista sähköpostiohjelmaa, koska ne eivät sovellu siihen. Ongelmana ovat esimerkiksi mainokset ja roskapostit. Maksullisissa sähköpostiohjelmissa on huomattavasti enemmän ominaisuuksia, tietoturva-asiat ovat paremmassa kunnossa ja palvelutaso on parempi (esim. käyttökatkoksia vähemmän, roskapostisuodattimet ovat tehokkaampia). Entä millaisen mielikuvan luot yrityksestäsi, jos lähettämäsi sähköpostit tulevat ilmaissähköpostista? Et kovin ammattimaista, vai mitä?

Siispä, hanki sähköposti yrityksen omalla domainilla eli verkkotunnuksella. Voit hankkia sellaisen esimerkiksi webhotellin kautta. Usein voit hankkia samalta palveluntarjoajalta verkkotunnuksen, sähköpostin sekä kotisivujen säilytyspaikan. Voit hankkia verkkotunnuksen ja sähköpostin, vaikka nettisivujen teko yritykselle ei olisikaan vielä työn alla. Jos haluamasi verkkotunnus on vapaana, se kannattaa varata heti. Esimerkiksi Zonerilta pystyt varaamaan haluamasi verkkotunnuksen ja hankkimaan sähköpostin, joka on yhdistetty omaan verkkotunnukseesi. Tämä on yksinkertainen ja edullinen toimenpide, joten kunnollisen sähköpostin hankkimista ei kannata jättää tekemättä.

Google Workspace ja Microsoft 365

Samalla kun hankit yritykselle sähköpostin yrityksen omalla verkkotunnuksella, voit helposti ottaa käyttöön yrityskäyttöön tarkoitetun pilvipalvelun ja monia muita palveluja. Vaihtoehtoja on monia. Kustannus on yleensä 5-10 €/kk. Monet ottavat käyttöön joko Google Workspace -palvelun tai Microsoft 365 -palvelun. Microsoft 365 on käytössä monissa isommissa organisaatioissa, joten jos toimit ennen kaikkea isojen organisaatioiden kanssa, voi olla järkevintä ottaa Microsoft 365 käyttöön. Tällöin saat esimerkiksi itse lähetettyä Teams-kutsuja.

Google Workspace -palvelu on myös toimiva ratkaisu. Jos käytät ahkerasti muitakin Googlen palveluja (Google Analytics, Ads ym.) ja tykkäät käyttää Gmailia ja Googlen kalenteria, voi Workspace olla sinulle sopivin vaihtoehto. Sekä Workspacen että 365:n mukana tulee pilvipalvelutilaa, jonka avulla saat tietosi parempaan talteen kuin mitä ne olisivat, jos ne ovat tallessa pelkästään tietokoneesi kovalevyllä. Lisäksi pääset samoihin tiedostoihin käsiksi eri koneilta. Google Workspace -palvelun saat tilattua esimerkiksi Zonerin kautta ja Microsoft 365 löytyy mm. Elisan ja Telian valikoimista.

Vinkki: pääset helpommalla, kun hankit mahdollisimman paljon samasta paikasta. Verkkotunnus pitää yhdistää sekä sähköpostiin että nettisivuihin. Jos kaikki – verkkotunnus, Workspace tai 365, nettisivujen webhotelli – on hankittu eri paikasta, joudut näkemään ylimääräistä vaivaa, jotta liikenne saadaan ohjattua oikeaan paikkaan, nettisivuille tai sähköpostiin. Tämä on kyllä mahdollista, mutta suosittelen tässä kohtaa välttämään turhaa työtä.

Sähköinen kalenteri käyttöön

Sähköinen kalenteri on varsin mainio työskentelyn apuväline. Monelle se on myös riittävä to do -lista ja projektien hallinnan väline. Jos otit jo käyttöön Google Workspacen tai Microsoft 365:n, kuuluu palveluun myös sähköinen kalenteri. Sinulla saattaa myös olla henkilökohtainen Google-tili, johon kuuluu myös kalenteri (jos sinulla on Gmail-osoite, sinulla on Google-tili). Jos sinulla on Googlen kalenteri käytössä, löydät vinkkejä sen tehokäyttöön Askaremon blogista.

Jos paperinen kalenteri on sinun juttusi, pidä sinun jutustasi kiinni! 🙂 Paperinen kalenteri voi myös kulkea sähköisen kalenterin rinnalla ikäänkuin luonnosvihkona. Jos haluat viedä paperikalenterin käyttösi seuraavalle tasolle, mitäpä jos kokeilisit kalenterin tuunaamista? Lue lisää Askaremon yrittäjyysblogista.

Oletko kuullut BuJoilusta? Se on yhdistelmä kalenteria, päiväkirjaa, luonnoslehtiötä ja muistilistoja. Tämä jos mikä on paperikalenterin viemistä seuraavalle tasolle! BuJo tarjoaa mahdollisuuksia käydä läpi ja jäsennellä ajatuksiaan ja ideoitaan. Jos paperinen kalenteri on sinun juttusi, tykkäät tehdä listoja ja löydät itsesi piirtelemästä kalenterin ja vihkojen marginaaleihin, kannattaa tutustua.

Tietokone yritykselle

Lähes kaikki yrittäjät tarvitsevat jonkinlaisen tietokoneen yrityksen arjen pyörittämiseen. Tietokoneen voi hankkia myös osamaksulla tai käytettynä, joten kulut saa pysymään tarvittaessa maltillisina. Hyvä sääntö on, että työkonetta käytetään vain työasioiden hoitoon. Jos kaikki perheenjäsenet käyttävät samaa tietokonetta, jossa sinulla on tallessa asiakastiedot ja kirjanpitoasiat, on se aina jonkinlainen riski. Ota vähintäänkin käyttöön kirjautuminen salasanalla (jokaiselle käyttäjälle oma kirjautumistunnus ja salasana), jotta kukaan muu ei pääse yrityksesi tietoihin käsiksi. Lisää vinkkejä tietokoneen hankintaan ja käyttöön löydät Askaremon yrittäjyysblogista.

Tiedot talteen – yrityksen tietoturvan perusasioita

Edellisestä blogilinkistä löysit varmastikin jo monta vinkkiä yrityksen tietoturvan parantamiseen. Tässä vinkit vielä kootusti:

  • Tieto on arvokasta. Pidä siitä huolta. Ole erityisen tarkka henkilötietojen käsittelyn kanssa.
  • Älä koskaan säilytä yrityksen dokumentteja pelkästään omalla tietokoneellasi tai muistitikulla. Hyödynnä laadukkaita pilvipalveluja. Huolehdi varmuuskopioinnista.
  • Ota tietoturvaohjelmisto käyttöön kaikissa laitteissa, myös puhelimessa ja tabletilla.
  • Käytä riittävän vahvoja salasanoja ja kaksiportaista kirjautumista.
  • Käytä yrityskäyttöön tarkoitettuja ohjelmistoja. Ilmainen ei ole koskaan ilmaista.

Salasanat aiheuttavat monesti harmaita hiuksia. Jokaisella meistä on käytössään monia erilaisia palveluja, jotka vaativat salasanan käyttöä. Houkutus on suuri käyttää samaa salasanaa eri palveluissa, koska eihän kukaan pysty muistamaan kaikkia salasanoja. Eikä tarvitsekaan pystyä. Ota käyttöön kunnollinen salasanojen hallintaohjelma ja tämä ongelma on ratkaistu. Lue lisää Askaremon yrittäjyysblogista.

Projektinhallintasovellukset muistin avuksi

Joko olet päässyt siihen vaiheeseen yrityksen perustamista, kun tuntuu, että muistettavia asioita on IHAN LIIAN PALJON? 😉 Jos et, nostan sinulle hattua. Kun muistettavia asioita on paljon ja moni niistä itselle uusia ja outoja, alkaa asioita helposti unohtumaan. Tai uuden yrittäjän arjen valtaa tunne siitä, että jotain on ehkä unohtunut, jäänyt tekemättä tai jotain asiaa ei ole ymmärtänyt oikein. Tämä on ihan ymmärrettävää. Ennen kuin tekemättömien töiden määrä uhkaa ylipääsemättömän vuoren lailla sinun mielenrauhaasi, kannattaa asioita laittaa systemaattisesti muistiin. Ja nyt en tarkoita sinun muistiasi.

Your mind is for having ideas, not holding them.” (David Allen)

Anna muistillesi rauha keskittyä tärkeimpiin asioihin ja tallenna muistettavat tiedot valitsemallasi tavalla. Voit hyödyntää paperista muistivihkoa tai sähköistä sovellusta sen mukaan, mikä sinulle sopii parhaiten. Jos etsit muistin apuvälinettä itsellesi, Askaremon blogista löydät muutamia vinkkejä tähän.

Asiakastiedot – CRM:n käyttöönotto

Alkuvaiheessa sinulle voi riittää se, että asiakastietosi on tallennettu Exceliin. Tietomäärän lisääntyessä Excel ei ole enää paras ratkaisu asiakastietojärjestelmäksi. Ei ole ollenkaan huono ajatus ottaa jo heti alkuvaiheessa käyttöön kunnollista asiakastietojärjestelmää eli CRM:ää. Monet palveluntarjoajat tarjoavat edullista tai ilmaista kokeiluversiota, sillä kun löydät hyvän, et ihan helposti vaihda siitä pois.

Sen lisäksi, että saat järjestelmään talteen asiakastiedot ja asiakkaan kanssa sovitut asiat, voit käyttää sitä myyntiprosessin seuraamiseen ja kehittämiseen. Esimerkiksi HubSpotissa ja Pipedrivessä voit käyttää myyntiputkea sen seuraamiseen, missä vaiheessa prosessi on kunkin potentiaalisen asiakkaan osalta. Kirjaa ylös, kenen kanssa olet sopinut ensimmäisestä tapaamisesta, kenelle olet lähettänyt tarjouksen ja kuka on tehnyt tilauksen. Yksi merkittävä syy sille, että kauppoja ei tule, on se, että myyjä unohtaa viedä prosessia eteenpäin. Valitse itsellesi toimintatavat, jolla estät tämänkaltaisten unohdusten tapahtumisen.

Yrityksen nettisivut

Tarviiko yritys nettisivuja vai riittääkö esimerkiksi yrityksen Facebook-profiili? Kyllä tarvitsee eikä riitä. Kotisivut ovat yrityksesi kotipesä netissä. Ne ovat sinun hallinnassasi toisin kuin sosiaalisen median kanavat. Kotisivut ovat olennaisen tärkeä juttu, jos haluat tulla löydetyksi hakukoneesta (esim. Google). Olen kirjoittanut Askaremon yrittäjyysblogissa blogialustan valinnasta, mutta saat kirjoituksesta myös vinkkejä yrityksen nettisivujen tekemiseen.

Onko nettisivujen tekeminen vaikeaa? Kyllä ja ei. Kotisivut tarjoavat ihan huikeita mahdollisuuksia ja koodarivelhot pystyvät tekemään mitä ihmeellisempiä kotisivuja. Alkuun pääsee myös ilman velhoja. 😉 Jos olet itse kiinnostunut kotisivujen tekemisestä ja haluat kokeilla sitä, rohkeasti vaan kokeilemaan. Mutta jos tietokoneen käyttö on sinulle lähinnä pakkopullaa ja mieluummin tekisit jotain ihan muuta, kannattaa nettisivujen tekeminen jättää muiden hommaksi. Ei nettisivujen kanssa kannata hermojaan menettää! 😉 Jos haluat kokeilla nettisivujen tekemistä minimibudjetilla, Wix on tähän yksi hyvä vaihtoehto. Lisätietoja löydät Askaremon blogista.

Hakukonenäkyvyys onkin sitten aivan oma tarinansa. Ja palveluntarjoajia löytyy! 🙂 Kun perustat yrityksen, sinulle alkaa todennäköisesti tulla puheluja eri palvelujen myyjiltä. Yksi, mitä sinulle todennäköisesti myydään, on hakukonenäkyvyys. Voit ostaa palvelua, mutta varmista ensin, mitä olet ostamassa. Monet myyvät hakukonemainontaa eli sitä, että maksamalla pääset hakutulosten kärkeen (merkintä ”Mainos” hakutuloksen alussa kertoo, että kyseessä on maksettu mainos).

Hakukoneoptimointi tarkoittaa sitä, että erilaisilla toimenpiteillä päästään luonnollisten hakutulosten kärkeen (ts. heti ensimmäisten maksullisten mainosten perään). Tähän vaikuttavat esimerkiksi nettisivun tekniset ominaisuudet (onko sivuilla SSL-salaus käytössä, onko sivut optimoitu mobiililaitteille, kuinka nopeasti sivut avautuvat ym.) sekä sivujen sisältö. Sillä, onko sivujen sisältö ihmisten mielestä kiinnostavaa, on valtavan suuri merkitys hakukonenäkyvyydessä. Joten jos sinulle myydään hakukoneoptimoidut nettisivut, ilman sisältöä ne eivät ole vielä sitä.

Yrityksen some-profiilit

Joko sinulle on kerrottu, että ”yrityksen pitää olla somessa”? Ei pidä, jos siihen ei ole mitään tarvetta. Mutta jos sinun asiakkaasi ovat somessa, sieltähän sinä heidät melko varmasti löydät. Ei myöskään ole tarvetta eikä todennäköisesti edes mahdollisuuksia olla kaikissa some-kanavissa. Valitse sosiaalisen median kanavat, joihin keskityt, sen mukaan missä sinun asiakkaasi viihtyvät. Mieti myös, kuinka paljon pystyt käyttämään resursseja sosiaalisen median kanavien ylläpitoon. Huonosti hoidettu some-kanava ei tuo todennäköisesti yhtään lisää kauppaa. Mieluummin valitse vähän some-kanavia, joihin keskityt. Huonoin vaihtoehto on jakaa resurssit liian moneen some-kanavaan, jolloin kaikki tulee hoidettua huonosti.

Alkuvaiheessa voit varata haluamasi käyttäjätunnukset kaikista niistä some-kanavista, joita arvelet jossain vaiheessa hyödyntäväsi yritystoiminnassa. Niihin some-kanaviin, joiden ylläpitoon et vielä tässä vaiheessa käytä aikaasi, voit jättää esimerkiksi esittelytekstiin tiedon, että ”tiliä ei toistaiseksi päivitetä aktiivisesti, mutta lisää tietoa meistä löytyy xxx”.

Ajanvarausjärjestelmä

Jälleen päästään aiheeseen, jossa vaihtoehtoja on huimaavan paljon! 😉 Kokeilepa googlata ”ajanvarausjärjestelmä”… Kilpailu on kovaa ja mahdollisia ominaisuuksia, mitä vertailla, on myös runsaasti. Ensimmäisenä täytyy kuitenkin ratkaista se asia, että onko sinulla tarvetta sähköiselle ajanvaraukselle?

Aika moni yritys voisi hyötyä sähköisestä ajanvarauksesta. Jos olet sellaisen päättänyt ottaa käyttöön, mieti ensin, millaisia tarpeita sinulla on ajanvarauskalenterin suhteen. Käyttääkö kalenteria yksi vai useampi ihminen, kuinka paljon tarvitset ennakkotietoa varauksen tekijästä, mihin kalenteri tulee (nettisivuille, sähköpostin allekirjoitukseen linkkinä), pitääkö varauksen tehneen henkilön päästä muokkaamaan varausta jälkikäteen ja niin edelleen. Nämä asiat ratkaisevat sen, millainen on sinulle hyvä ajanvarausjärjestelmä.

Askaremon ajanvaraus on toteutettu HubSpotin asiakastietojärjestelmän avulla. Kun henkilö löytää varauskalenterista itselleen sopivan etäpalaverin ajankohdan ja varaa sen, tästä tulee suoraan kalenterimerkintä minun kalenteriini. Tämä poistaa ”käsityön” tapaamisten sopimisesta. Koska varauskalenteri on yhdistetty omaan kalenteriini, molemmat ovat aina ajan tasalla. Myös tapaamisen varanneelle henkilölle menee kalenterikutsu tapaamisesta. Näin etätapaamisen linkki löytyy molempien kalenterista.

Laskutusohjelma ja kirjanpito

Uusi verkkolaskulaki tuli voimaan 2020. Uudistus tarkoittaa sitä, että asiakkaasi voivat vaatia lähettämäsi laskut verkkomuodossa. Eli Excel-pohjaan tehty ja sähköpostilla lähetetty lasku ei enää välttämättä riitä. Ja onhan se myös hyvää asiakaspalvelua, että asiakas saa laskun hänelle parhaiten sopivassa muodossa. Vaikka sinulla ei olisikaan sähköistä kirjanpitoa kaikkine herkkuineen, pääset laatimaan ammattimaisen näköisiä laskuja helposti. Laskutusvaihtoehtoja ja -ohjelmia on useita erilaisia. Yksi esimerkki laskutusohjelmasta on Isolta Arkhimedes (10 ilmaista laskua, jonka jälkeen alkaen n. 10€/kk). PS. Linkki Isoltan palveluun on affiliate -linkki, jonka kautta saat ilmaiseksi 15 laskua normaalin 10 sijaan.

Ja muutama sana kirjanpidosta: ota kirjanpitäjä! 🙂 Hyvä kirjanpitäjä on äärettömän arvokas aloittavalle yrittäjälle. Kilpailu sillä alalla on kovaa ja saat helposti monenlaisia tarjouksia. Kannattaa kysyä suosituksia yrittäjätutuilta. Tärkeää on, että kommunikaatio pelaa kirjanpitäjän kanssa ja hän osaa (ja jaksaa…) neuvoa sinua. Jos et ole taloushallinnon ammattilainen, sinulla tulee takuulla olemaan kysymyksiä. Ja paljon! Älä myöskään anna pelkän hinnan ratkaista valintaa, vaan selvitä tarvittaessa kokeneemman kanssa, mitä tarjous oikeasti pitää sisällään.

Asia kerrallaan!

Olihan tämä pitkä lista..! Mutta muista, että kaikkea ei tarvitse tehdä kerralla. Laadi itsellesi lista ja etenemisjärjestys. Tee yksi asia kerrallaan. Tämän enempään ei kukaan pysty. Muista myös hankkia apua silloin, kun se on kokonaisuuden kannalta järkevää. Kaikkea ei todellakaan kannata tehdä itse. Moni yrittäjä haluaa tehdä asiat itse, koska he haluavat oppia tekemään nämä asiat. Tämä on ihan hyvä tavoite, mutta jossakin kohtaa vuorokaudesta loppuvat tunnit. Viimeistään tällöin täytyy a) karsia to do -listalta pois sellaiset asiat, jotka eivät millään tavoin vie yrityksen tai omaa hyvinvointia eteenpäin ja b) päättää, mitä asioita antaa muiden tehtäväksi. Autan mielelläni niiden asioiden kanssa, joissa assistenttipalvelu voi olla avuksi.

Askaremon etu uusille yrittäjille: laskutus kahdessa erässä

Koska yrityksen alkuvaiheessa harvemmin rahaa on käytettävissä paljon, haluan tukea aloittavia yrittäjiä ja helpottaa lisätyövoiman hankkimista. Askaremon assistenttipalvelun hinnoittelu kaikessa yksinkertaisuudessaan on tällainen:

  • Palvelun hinta 40 € / tunti + alv 24 %.
  • Ei minimiveloitusta, ei pitkiä sopimuksia – maksat vain siitä työstä, mitä yrityksesi tarvitsee

Tarjous uusille yrittäjille: Jos Askaremolta ostamasi työmäärä ylittää 4 tuntia, voit pyytää laskun kahdessa erässä. Tällöin 1. erä laskutetaan kuluvan kuukauden viimeinen arkipäivä ja seuraava erä seuraavan kuukauden viimeinen arkipäivä. Maksuaikaa laskulla on 2 viikkoa. Voit siis teettää heti tarvittavan määrän töitä, mutta maksuaikaa saat reilusti.

yrityksen perustaminen - assistenttipalvelu auttaa yrityksen perustamiseen liittyvien tehtävien kanssa