Tietoturva, liikesalaisuudet - voinko luottaa assistenttiin? - Askaremo
Tietoturva, liikesalaisuudet – voinko luottaa assistenttiin?

Tietoturva, liikesalaisuudet – voinko luottaa assistenttiin?

0 Share

Tietoturva, liikesalaisuudet – voinko luottaa assistenttiin?

Uusi asiakas on luonnollisesti kiinnostunut siitä, miten työskentely assistenttipalvelun kanssa käytännössä hoituu. Samoin jokaista palvelun ostamista harkitsevaa takuulla mietityt ...

Uusi asiakas on luonnollisesti kiinnostunut siitä, miten työskentely assistenttipalvelun kanssa käytännössä hoituu. Samoin jokaista palvelun ostamista harkitsevaa takuulla mietityttää se, voiko palvelua tarjoavaan yritykseen luottaa? Voiko oman yrityksensä tärkeitä asioita antaa kyseisen yrityksen hoidettavaksi? Vastaan tässä blogikirjoituksessa tarjoamieni assistenttipalvelujen osalta sellaisiin kysymyksiin, mitä todennäköisesti moni miettii ennen yhteistyön aloittamista yrityksen kuin yrityksen kanssa.

Tietoturva kunnossa?

Käsittelen yrityksesi tietoja luottamuksellisesti ja turvallisesti. Virustorjunta on käytössä kaikissa laitteissani. Tiedot säilytän pilvipalvelussa salasanan takana. Käytän monimutkaisia salasanoja ja lisäksi käytän eri salasanaa jokaiseen ohjelmaan ja palveluun. Oletko epävarma oman yrityksesi tietoturvan tasosta? Autan mielelläni sen parantamisessa. Selvitän puolestasi, mitä yrityksesi tarvitsee, ja etsin sinulle tarvettasi vastaavan palveluntarjoajan. Jos virustorjunta tai varmuuskopiointi mietityttää, hoidetaan asia kuntoon, jottei sinun tarvitse miettiä niitä enää.

Tietojen (esim. tiedostojen) siirtoon minun ja asiakkaan välillä voimme käyttää asiakkaan valitsemaa tapaa. Vaihtoehtoja ovat esimerkiksi pilvipalvelut. Asiakas voi myös luoda minulle sähköpostitilin yrityksen nimiin, jolloin minun ja asiakkaan keskinäiset sähköpostit ovat asiakkaan kontrollissa.

Liikesalaisuudet ja salassapito

Minä olen erittäin tarkka siitä, että asiakkaiden luottamukselliset tiedot eivät päädy kenenkään ulkopuolisen käsiin. Jos asiakas haluaa, voin tehdä myös kirjallisen salassapitosopimuksen. Riippumatta siitä, onko meillä kirjallista salassapitosopimusta vai ei, en kerro yrityksesi asioista muille.

Hoidan tarvittaessa asiakkaan puolesta yhteydenpitoa esimerkiksi muihin palveluntarjoajiin. Tällöin sovimme asiakkaan kanssa etukäteen, että voin hoitaa asiaa heidän puolestaan sekä mitä tietoja voin kertoa tässä tilanteessa. Minulla on käytössä Askaremon sähköpostiosoite ja puhelinnumero, mutta voin myös käyttää asiakkaan sähköpostia ja puhelinnumeroa, jos asiakas näin haluaa.

Kilpailijat asiakkaana

En kerro asiakkaideni asioista muille asiakkailleni – tämä koskee luonnollisesti myös mahdollisia kilpailijoita. Jos mahdollinen uusi asiakas on nykyisen asiakkaani merkittävä kilpailija, harkitsen vakavasti työskentelyä tämän uuden asiakkaan kanssa. En koe mielekkääksi sellaista tilannetta, että työtehtäväni ”kilpailevat” keskenään. Haluan, että tekemäni työ palvelee asiakastani mahdollisimman hyvin ja edistää hänen yrityksensä elinvoimaisuutta ja kannattavuutta. Kun aloitamme yhteistyön, voimme myös aluksi käydä läpi listan tärkeimmistä kilpailijoistasi. Todennäköisesti voimme sopia, etten ota heitä asiakkaakseni samaan aikaan, kun olet minun asiakkaani.

Tuleeko työ tehtyä?

Yksi tärkeimmistä kysymyksistä on, mitä tehtäviä assistenttipalvelulla voi teettää. Millaisia töitä assistentti osaa tehdä ja tuleeko ne tehtyä hyvin? Moni tehtävistä, joita voisi ulkoistaa assistentille, on sellaisia, että yrittäjä on ne tehnyt itse aikaisemmin. Hyvin todennäköisesti yrittäjä myös osaa ne tehdä hyvin ja nopeasti. Miksi siis antaa näitä tehtäviä jonkun toisen hoidettavaksi, jolla todennäköisesti ainakin alussa menee jonkin aikaa asioiden opetteluun? Siksi, että sinä voisit keskittyä tärkeimpiin asioihin. Jos sinulla on tekemistä niin paljon, ettet enää ehdi tekemään näitä tehtäviä ainakaan kunnolla, on aika miettiä mitä muut voisivat tehdä ja mihin sinun on syytä keskittyä.

Ennen työn aloittamista keskustelen asiakkaan kanssa tehtävästä ja asiakkaan odotuksista tehtävän suhteen. Kun meillä on hyvä yhteisymmärrys siitä, mikä hyvä lopputulos on, päästään varmimmin haluttuun lopputulokseen. Asiakas saa myös aina halutessaan kysyä ja kommentoida. Tärkeää on, että voit olla luottavainen sen suhteen, että työ tulee tehtyä hyvin. Minulla on myös 100 % tyytyväisyystakuu! Jos et kaikesta huolimatta ole tyytyväinen lopputulokseen, loppulaskua ei tarvitse maksaa.

Onko sinulla kiire saada jokin asia hoidettua ja haluat tietää heti, voinko minä hoitaa sen puolestasi? Kysymällä se selviää. Minut saa useimmiten puhelimitse kiinni ja jos en pysty sillä hetkellä vastaamaan, soitan mahdollisimman pian takaisin. Minulle voi myös laittaa tekstiviestin, sähköpostia, WhatsApp-viestin, Facebookin kautta yksityisviestin tai LinkedIn-palvelun kautta yksityisviestin. Tarkistan viestit säännöllisesti ja vastaan sinulle heti kun se on mahdollista.

Yllättääkö laskun suuruus?

Haluan tarjota asiakkaille mahdollisimman joustavaa palvelua enkä siksi halua sitoa ketään tiukkaan tuntimäärään. Sinun ei tarvitse tietää hyvissä ajoin etukäteen työmäärää eikä työaikoja. Työtehtävien määrä voi vaihdella viikoittain ja kuukausittain. Teen joustavasti ja asiakkaan tarpeiden mukaan aina sovitut työt sovittuna aikana. On toki mahdollista sopia tarkasta tuntimäärästä / viikko, jos niin haluat.

Tuntihinta assistenttipalvelulle on 35 €/h (alv 0 %). Laskutan tehdyt tunnit kuun viimeinen arkipäivä (maksuaika 14 vrk). Jos työhön tarvittavan tuntimäärän arvioiminen tuntuu hankalalta tai haluat tietää työn kustannukset tarkasti ennen työn aloittamista, voin ennen yksittäisen tehtävän aloittamista sopia asiakkaan kanssa hinnan työlle. Tämä perustuu meidän yhteiseen arvioon siitä, paljonko työ vaatii aikaa. Tämä on samalla myös työn lopullinen hinta eli tiedät kustannukset jo ennen kuin aloitan työn tekemisen. Voit myös pyytää tarjouksen yksittäisestä tehtävästä, jonka ulkoistamista olet miettinyt. Kysyminen ei sido sinua mihinkään, mutta voit yllättyä iloisesti vastauksesta. 🙂

Voinko luottaa yritykseni (tiedot) Askaremon käsiin?

Tästähän siinä loppujen lopuksi on kysymys: onko Askaremo yrityksenä ja olenko minä yrittäjänä sellainen, että minun käsiini voi luottaa oman yrityksensä? Se sinun täytyy ratkaista itse. Vaikuttaako tarjoamani palvelu sellaiselta, että sen kokeilu on riskin ja vaivan arvoinen? Löytyykö sinun yrityksestäsi tehtäviä, jotka ulkoistamalla saat enemmän aikaa oikeasti tärkeiden asioiden tekemiseen?

Vastaan mielelläni kaikkiin sinua askarruttaviin kysymyksiin ja autan päätöksenteossa. Lopullinen valinta on sinun.


Kirjoittaja toimii yrittäjänä ja vuokra-assistenttina Askaremon assistenttipalvelussa. Hän on yrittäjä, josta ei koskaan pitänyt tulla yrittäjää. Paperien pyörittely ei ole hänelle kauhistus, vaan ajoittain jopa ihastus. Hän on yhteiskuntatieteilijä, jonka sisällä asuu pieni koodari. Mottona toimii: älä koskaan sano ”ei koskaan”.