Sähköinen kalenteri käyttöön - Askaremo
Sähköinen kalenteri käyttöön

Sähköinen kalenteri käyttöön

0 Share

Sähköinen kalenteri käyttöön

Sähköinen kalenteri helpottamaan arkea Oletko harkinnut sähköisen kalenterin käyttöönottoa, mutta se on vielä toistaiseksi jäänyt tekemättä? Jos haluat kokeilla käyttöönottoa, täs ...

Sähköinen kalenteri helpottamaan arkea

Oletko harkinnut sähköisen kalenterin käyttöönottoa, mutta se on vielä toistaiseksi jäänyt tekemättä? Jos haluat kokeilla käyttöönottoa, tässä on sinulle tiivistetysti ohjeet, jotta pääset alkuun. Sähköisen kalenterin käyttöönotto ei ole teknisesti vaikea asia. Suurin haaste minun mielestäni on asennoituminen siihen, että jatkossa käyttää sähköistä kalenteria paperisen kalenterin sijasta. Moni toki käyttää sekä paperista että sähköistä kalenteria, kun taas toisille kahden kalenterin käyttö rinnakkain on liian työlästä.

Kalenterin käyttöönotto

Käytän tässä esimerkkinä Google kalenteria. Muitakin vaihtoehtoja on tarjolla, esimerkiksi Microsoftin Outlook. Google kalenteri on ilmainen ja sitä on helppo käyttää eri päätelaitteilla (pöytäkone, tabletti, matkapuhelin).

Kalenteria varten tarvitset Google-tilin. Kun sinulla on tili, kirjaudu Google kalenteriin osoitteessa https://calendar.google.com/. Ja sitten voit aloittaa kalenterin käytön! Käyttö kannattaa aloittaa pöytäkoneella, sillä kaikkia toimintoja ei löydy mobiilisovelluksesta.

Kalenterin asetuksista voit muuttaa kalenterinäkymääsi ja valita esimerkiksi viikon alkamispäivän. Kun haluat lisätä tapahtuman kalenteriin, klikkaa haluamaasi ajankohtaa, jolloin pääset luomaan tapahtuman. ”Muokkaa tapahtumaa” -painikkeen takaa löytyy lisää vaihtoehtoja, esimerkiksi:

  • kellonajan muuttaminen
  • toistuvan tapahtuman tallentaminen (esim. viikottain toistuvat harrastukset)
  • tapahtuman osoitteen määrittäminen (suunnista perille Google Mapsin avulla)
  • liitetiedoston lisääminen (esim. kutsu tai ohjelma)
  • tapahtuman värin määrittäminen (esim. lasten harrastusten erottaminen työhön liittyvistä menoista)

Värien käyttäminen voi auttaa saamaan paremmin selkoa siitä, millaisesta tai kenen menoista on kyse. Itse käytän värikoodeina esimerkiksi vihreää (tapaamiset ja tilaisuudet eli ne, joihin menen paikan päälle), oranssia (työtehtävä, jonka suunnittelen tekeväni tiettynä ajankohtana) ja pinkkiä (perheen menot).

To do -lista kalenteriin

Jos tykkäät to do -listojen tekemisestä ja loppuun suoritettujen tehtävien ruksimisesta, myös tähän voi käyttää Google kalenteria. Valitse omista kalentereista ”Työlista” käyttöön. Klikkaa viikkonäkymässä haluamaasi päivää yläreunasta, jolloin avautuu erillinen pikkuikkuna (kk-näkymässä riittää, että klikkaat päivää). Vaihtoehtoina on ”Tapahtuma” ja ”Tehtävä”. Valitse ”Tehtävä”, kirjoita haluamasi tehtävän otsikko, mahdolliset muistiinpanot ja luo tehtävä. Tarvittaessa voit siirtää tehtävän helposti eri päivälle raahaamalla hiirellä. Ja lopuksi saat ruksata valmiin tehtävän.

Kalenterin jakaminen

Google kalenteria on mahdollista käyttää yhteiskäytössä esimerkiksi työkavereiden, yhteistyökumppaneiden, asiakkaiden tai oman perheen kanssa. Vaihtoehtona on joko antaa omaan kalenteriin oikeuksia muille (esim. katseluoikeudet) tai käyttää yhteistä kalenteria, johon kaikilla on muokkausoikeudet. Saat eri kalenterit näkyville samaan näkymään.  Kalenterin jaossa kannattaa kuitenkin olla tarkkana, ettei jako mene ”väärään osoitteeseen” (ks. Ylen toimittajan kirjoittama artikkeli aiheesta).

Kalenteria ja sen jakamisominaisuutta voi käyttää myös projektinhallintaan. Jos sinulla on esimerkiksi useampi asiakasprojekti käynnissä, voit luoda jokaiselle projektille oman kalenterin ja halutessasi jakaa kalenterin myös asiakkaan kanssa.

Yksi kalenterin jakamisen tapa on yhdistää ajanvaraus kalenteriin. Itselläni on käytössä Youcanbook.me -palvelun ajanvaraus. Olen määrittänyt, että minulle voi varata aikoja arkisin klo 8-17. Minimivarausaika on 2 tuntia. Kun teen merkinnän omaan Google kalenteriini, muuttuu se ajankohta reaaliaikaisesti varatuksi (harmaa) varauskalenterissa. Kun asiakas puolestaan tekee kalenteriin varauksen, näkyy varaus heti myös Google kalenterissani.

ajanvarausjarjestelma

Käytän palvelun ilmaisversiota. Maksullisessa versiossa ei ole palvelun logoa alareunassa ja lisäksi käyttöön saa muita lisäominaisuuksia. Muitakin ajanvarausvaihtoehtoja toki löytyy. Tämä toimikoon esimerkkinä siitä, miten sähköistä kalenteria voi hyödyntää esimerkiksi yrittäjän arjessa.

Kalenterin käyttö puhelimella

Helpointa Google kalenterin käyttö mobiililaitteilla on, kun lataat siihen tarkoitetun sovelluksen. Google suosittelee käyttämään virallista Google Kalenteri ‑sovellusta, mutta muitakin sovelluksia löytyy. Asenna sovellus puhelimeen tai tablettiin, kirjaudu Google-tunnuksilla sisään ja kalenterisi tiedot löytyvät myös mobiililaitteelta. Halutessasi saat puhelimesi muistuttamaan sinua tapaamisista sen verran hyvissä ajoin, että ehdit tapaamiseen (kunhan olet tallentanut tapaamispaikan osoitteen kalenterimerkintään).

Pikanäppäimet

Jos selaat usein Google kalenteriasi, nämä pikanäppäimet voivat olla käteviä. Ne toimivat kuitenkin vain pöytäkoneella. Jos pikanäppäimet eivät toimi, tarkista kalenterin asetuksista, että sinulla on valittuna pikanäppäinten käyttö. Näille löytyy myös omat painikkeensa kalenterinäkymästä, mutta ahkerassa käytössä pikanäppäimet ovat käteviä. Muitakin pikanäppäimiä löytyy, mutta nämä ovat itselläni ahkerimmassa käytössä.

  • n (next): kalenterissa siirtyminen, esim. viikkonäkymästä seuraavan viikon kohdalle
  • t (today): palaaminen kuluvan päivän kohdalle kalenterissa
  • kalenterinäkymän muuttaminen: d (day eli päivänäkymä), w (week eli viikkonäkymä), m (month eli kk-näkymä)

Kirjoittaja toimii yrittäjänä ja vuokra-assistenttina Askaremon assistenttipalvelussa. Hän on yrittäjä, josta ei koskaan pitänyt tulla yrittäjää. Paperien pyörittely ei ole hänelle kauhistus, vaan ajoittain jopa ihastus. Hän on yhteiskuntatieteilijä, jonka sisällä asuu pieni koodari. Mottona toimii: älä koskaan sano ”ei koskaan”.